Praktische fiches

In deze fiche staan de subsidiabiliteitsregels voor AMIF, ISF en BMVI voor de programmatieperiode 2021 – 2027. Anders dan bij de vorige programmatieperiode zullen deze regels niet in een afzonderlijk document, maar telkens in de tekst van elke projectoproep opgenomen worden. De regels kunnen dus verschillen per projectoproep, en eventueel afwijken van onderstaande. 

Per projectoproep zal de beheersautoriteit bepalen of er enkel loonkosten van projectpersoneel kunnen worden ingediend (met een forfait voor andere kosten), en of er ook andere directe kosten subsidiabel zijn. De beheersautoriteit kan de keuze voor één van deze opties ook laten aan de projectindiener, die de gewenste optie dan moet selecteren in AMBIS. 
 

1. Algemene bepalingen 

Deze zijn van toepassing op alle projecten, ongeacht welke optie van toepassing is: 

1.    Elke eindbegunstigde van het fonds AMIF-ISF-BMVI, zelfs zij die niet beantwoorden aan de definitie van art. 2, 1° van de wet van 17 juni 2016 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, is onderworpen aan de nationale wetgeving en de Europese regelgeving inzake overheidsopdrachten.

2.    Alle kosten moeten het gebruikelijke kostenbeleid van de organisatie weerspiegelen.   
 

2. Loonkosten

Algemene bepalingen 

1.    Er wordt gewerkt met een standaarduurtarief voor intern personeel (van de eindbegunstigde of een projectpartner) verbonden via arbeidsovereenkomst. 
2.    Het standaard uurtarief wordt in regel berekend  op basis van het bruto maandloon van de maand januari van het kalenderjaar waarin prestaties geleverd worden voor het project.  Voor werknemers nog niet in dienst in januari wordt het bruto maandloon van de eerste volledige maand van tewerkstelling gebruikt.
3.    Volgende formule wordt toegepast: uurtarief =  bruto maandloon * 1,08/100
4.    Voor de berekening van de loonkosten wordt het aantal gewerkte uren vermenigvuldigd met dit uurtarief.
 

Specifieke bepalingen 

1.    Het brutomaandloon dat wordt gebruikt voor de berekening van het standaarduurtarief moet het gebruikelijke loonbeleid van de organisatie weerspiegelen. De nodige bewijsstukken dienen aan de beheersautoriteit bezorgd te worden. De beheersautoriteit kan extra bewijsstukken (looninformatie van andere maanden, individuele berekening of andere) opvragen ter controle.   
2.    Er wordt een maximum standaarduurtarief gehanteerd van 80 EUR/uur.

3.    Personen met een deeltijds contract dienen hun voltijds equivalent bruto maandloon te gebruiken voor de berekening van hun uurtarief. 
4.    In geval personen over meerdere arbeidscontracten beschikken, is de berekeningsbasis de som van de bruto maandlonen van alle contracten samen, tenzij de activiteiten in het kader van het project enkel betrekking hebben op 1 specifiek arbeidscontract.
5.    Het uurtarief geldt minstens voor het kalenderjaar waarin het uurtarief is bepaald. Het uurtarief kan op vraag van de eindbegunstigde geactualiseerd worden voor het volgende kalenderjaar. 
6.    Voor een voltijds equivalent kan op jaarbasis maximaal 1.720 uur worden ingebracht.  
7.    Bij de berekening van het uurtarief wordt geen rekening gehouden met loonsubsidies of andere loon gerelateerde inkomsten. Deze moeten als projectgerelateerde inkomsten gerapporteerd worden. 

Vereiste bewijsstukken: 

1. Arbeidscontract of equivalent

2. Affectatiebewijs

3. Taakbeschrijving 

4. Bewijs van het brutoloon van de maand januari / eerste volledige maand van de tewerkstelling

5. Bewijs van op het project gepresteerde uren 

Als er voor een project enkel loonkosten worden ingediend, kan bovenop het totaal van de loonkosten een forfait van maximum 40% voor alle andere kosten (direct en indirect) ingediend worden. Het exacte percentage van dit forfait zal per oproep bepaald worden. In dat geval kunnen geen indirecte kosten worden ingediend (zie 4, indirecte kosten).

 3. Andere directe kosten

Algemene bepalingen

1.    Er wordt per projectoproep een minimumbedrag voor de andere directe kosten per individuele kost bepaald. Kosten lager dan dit bedrag zullen als niet-subsidiabel worden beschouwd.  
2.    Kosten moeten gemaakt zijn door de eindbegunstigde of projectpartner.
3.    Kosten moeten redelijk zijn en stroken met de beginselen van goed financieel beheer, met name wat prijs-kwaliteitsverhouding en kosteneffectiviteit betreft. 
4.    Kosten moeten gedaan zijn in het kader van de uitvoering van het project, en de link met het project moet worden aangetoond voor elke kost
5.    Kosten moeten gedaan zijn tijdens de looptijd van het project (betalingen kunnen tot 3 maand na einde van het project)
6.    Voor alle kosten moet een factuur of gelijkwaardig worden voorgelegd, en moet het betaalbewijs beschikbaar zijn. Dit geldt niet voor afschrijvingen
7.    Alle kosten moeten opgenomen zijn in de boekhouding van de eindbegunstigde
 

Specifieke bepalingen

1. BTW is subsidiabel onder volgende voorwaarden: 

• voor concrete projecten waarvan de totale kosten lager zijn dan € 5.000.000,00 (inclusief btw);

• voor concrete projecten waarvan de totale kosten ten minste  € 5.000.000,00 (inclusief btw) bedragen indien zij krachtens de nationale btw-wetgeving niet terugvorderbaar zijn;

2. Aankopen van roerende goederen van meer dan € 5.000,00 per unit die niet via afschrijvingen worden ingebracht moeten minstens 3 maand voor het einde van het project gebeuren (tenzij er voorafgaandelijke goedkeuring is van de beheersautoriteit). De oorspronkelijke aankoop van dit materiaal mag niet gefinancierd zijn via een financiering van de Europese Unie. 

3. Wanneer aankoop of huur van onroerend goed wordt ingebracht mag het onroerend goed niet (eerder) aangekocht zijn via een financiering van de Europese Unie. 

4. Voor kosten voor de doelgroep moet worden aangetoond dat zij behoren tot de doelgroep zoals beschreven in de Europese regelgeving (Verordening (EU) 2021/1147 van het Europees Parlement en de Raad van 7 juli 2021 tot oprichting van het Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie), en moeten bewijsstukken bewaard worden waaruit blijkt dat de personen de bijstand ontvangen hebben (ontvangstbewijzen). 

5. De diensten die een onderaannemer levert, moeten gedetailleerd gefactureerd worden met vermelding van: naam uitvoerder prestatie, datum van uitvoering, aard van diensten en indien van toepassing het aantal gepresteerde uren. De link met het project moet duidelijk aangetoond kunnen worden.  De volledige aanbestedingsprocedure moet gedocumenteerd zijn en zal opgevraagd worden bij controle.

6. Reis-en verblijfskosten en verzekeringen voor het personeel dat op het project werkt zijn niet subsidiabel.

7. De volgende maxima zijn van toepassing:

a) €125,00 per uur voor extern personeel via onderaanneming

b) Voor verblijfsvergoedingen bij zendingen naar derde landen gelden de maxima van de FOD Buitenlandse Zaken (categorie 1 van het Ministerieel besluit houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissie)

c) Voor verblijfsvergoedingen voor zendingen van derde landers naar België gelden de maximale per diem rates zoals gepubliceerd door de Europese Commissie, terug te vinden op de website van de DG Development and Cooperation

4. Indirecte kosten

Wanneer er loonkosten en/of andere directe kosten worden ingediend, kan een forfaitair bedrag voor de indirecte kosten worden ingediend, van maximum 7% op de totale directe kosten worden, of 15% op de loonkosten.

Als er al een forfait wordt toegekend bovenop de loonkosten voor de andere directe en indirecte kosten kunnen er geen indirecte kosten worden ingediend. 

PDF downloaden

Een project kan 2 soorten indicatoren bevatten:

a) De output- en resultaatindicatoren worden bepaald door de Commissie (COM), en moeten gerapporteerd worden aan de beheersautoriteit  en  de Europese Commissie. Ze worden gekozen uit een vooraf opgestelde lijst en zijn onderverdeeld in:

- Outputindicatoren (output): dienen om de resultaten van een project te meten

⇢ ze kunnen subindicatoren hebben die meer details geven

⇢ ze betreffen:

• primaire doelgroep (onderdanen van derde landen die in het kader van het project worden ondersteund), of

• secundaire doelgroep (professionals die bijvoorbeeld deelnemen aan trainingen in het kader van het project), of

• anderen

- Resultaatindicatoren (result) : maken het mogelijk om de effecten van de ondersteunde interventies te meten 

⇢ ze kunnen subindicatoren hebben die meer details geven 

⇢ ze betreffen:

• primaire doelgroep (onderdanen van derde landen die in het kader van het project worden ondersteund), of

• secundaire doelgroep (professionals die bijvoorbeeld deelnemen aan trainingen in het kader van het project), of

• anderen

b) Specifieke indicatoren moeten worden gerapporteerd aan de beheersautoriteit. Zij zijn specifiek voor elk project en kunnen vrij bepaald worden door de begunstigde. 

1. Output- en resultaatindicatoren: 

In een project is het alleen mogelijk om indicatoren te kiezen die vallen onder de ‘specific objective’ (SO) van het project. Als een project onder meer dan één SO valt, moet de meest relevante SO worden gekozen en kunnen alleen de indicatoren van die SO worden geselecteerd. Als een projectoproep dus een bepaalde SO betreft, kunnen alleen de indicatoren van deze SO worden geselecteerd.

Om voor selectie in aanmerking te komen, moet een indicator worden gekoppeld aan activiteiten die in het kader van het project worden uitgevoerd en door het project worden gefinancierd. Het verband tussen deze indicator, activiteiten en financiering moet tijdens de rapportage worden verantwoord en zal tijdens controles door de beheersautoriteit geanalyseerd worden. Indien de in het kader van een project uitgevoerde activiteiten overeenkomen met meerdere output- of resultaatindicatoren (uit dezelfde SO), moeten alle betreffende indicatoren geselecteerd worden. Indien geen indicator van de betreffende SO overeenkomt met de projectactiviteiten, zal dit project geen output- of resultaatindicator hebben.

De definitie van alle indicatoren, met annotaties vanuit de beheersautoriteit, is te vinden in de nota van de Europese Commissie (ref. ARES (2021) 7580139 – 08/12/2021), in AMBIS en op de website van de beheersautoriteit. 

De indicatoren zijn onderverdeeld in outputindicatoren en resultaatindicatoren. Bij het selecteren van een indicator moet u letten op de structuur en hoe deze indicator zich verhoudt tot anderen. Sommige output- en resultaatindicatoren zijn immers automatisch aan elkaar gelinkt en sommige indicatoren hebben een onderverdeling (subindicatoren). Deze structuur en links kunnen niet worden gewijzigd. 

Bovendien:

Aan sommige outputindicatoren worden automatisch een of meer resultaatindicatoren gelinkt. Wanneer een dergelijke outputindicator in een project wordt geselecteerd, verschijnt de resultaatindicator automatisch in het formulier. Deze moet ook worden ingevuld. Een resultaatindicator gelinkt  aan een outputindicator kan niet op zichzelf worden gekozen, maar alleen met zijn outputindicator. Kiest u bijvoorbeeld voor BMVI SO2 "The number of items of infrastructure maintained/repaired", dan verschijnt ook de outputindicator "The number of new/upgraded consulates outside the Schengen area:". U kunt deze niet verwijderen.

Meerdere outputindicatoren kunnen dezelfde bijbehorende resultaatindicator hebben. Daarom zal elk van deze outputindicatoren dezelfde bijbehorende resultaatindicator hebben. Deze laatste zullen dus even vaak voorkomen als de bijbehorende outputindicatoren. Het dient telkens te worden aangevuld met informatie over de outputindicator waarop het betrekking heeft.

Voorbeeld BMVI SO1:

Output indicator 1 : The number of maritime transport means purchased 

⇢  Result indicator 1 : The number of items of equipment registered in the technical equipment pool of the European Border and Coast Guard Agency (aantal gerelateerd aan middelen voor zeetransport)

⇢  Result indicator 2 : The number of items of equipment put at the disposal of the European Border and Coast Guard Agency (aantal gerelateerd aan middelen voor zeetransport)

Output indicator 2 : The number of land transport means purchased 

⇢  Result indicator 1 : The number of items of equipment registered in the technical equipment pool of the European Border and Coast Guard Agency (aantal gerelateerd aan middelen voor landtransport)

⇢  Result indicator 2 : The number of items of equipment put at the disposal of the European Border and Coast Guard Agency (aantal gerelateerd aan middelen voor landtransport)

Outputindicatoren en resultaatindicatoren kunnen op  2 manieren gelinkt zijn:

• De betreffende personen/functies staan ​​onder de outputindicator en onder de resultaatindicator. Er is een duidelijk verband tussen de 2 indicatoren omdat de resultaatindicator deel uitmaakt van een deel van /  de gehele outputindicator vormt. Als een persoon/functie niet gerapporteerd is onder de outputindicator, kan hij/zij niet gerapporteerd worden onder de resultaatindicator. Het aantal gerapporteerd onder de resultaatindicator kan de outputindicator niet overschrijden. Bijv. AMIF SO2 "Number of participants supported, separately specifying:" (output) en “Number of participants who report that the activity was helpful for their integration” (result). Enkel deelnemers gerapporteerd onder output kunnen gerapporteerd worden onder resultaat.

• In de bijbehorende output- en resultaatindicatoren zijn de betrokken personen/functies niet gelijk. De output van het project wordt verondersteld tot een bepaald resultaat te leiden zonder dat dezelfde mensen/functies erbij betrokken zijn. Bijv. ISF SO2 "Number of cross-border operations, separately specifying:" (output) et “The estimated value of assets frozen in the context of cross-border operations” (result). De outputindicator betreft het aantal transacties en de resultaatindicator het aantal bevroren activa. De waarde van de resultaatindicator kan die van de output overschrijden.

Andere outputindicatoren hebben geen bijbehorende resultaatindicator (= geen resultaatindicator die er automatisch aan gekoppeld is), bv. AMIF SO3,, "Number of participants in training activities". 

Sommige resultaatindicatoren zijn niet gelinkt aan een outputindicator en kunnen afzonderlijk worden geselecteerd bij het invoeren van het project. Bijv., ISF SO1, “Number of administrative units that have set up new, or adapted existing, information exchange mechanisms/procedures/tools/guidance for exchange of information with other Member States/Union bodies, offices or agencies/third countries/international organisations”.

Sommige indicatoren hebben subindicatoren die aanvullende informatie geven. Deze indeling bestaat zowel voor outputindicatoren als voor resultaatindicatoren. Deze subindicatoren verschijnen niet in de projectfiche maar zullen automatisch verschijnen tijdens de rapportage. Kiest u dus bijvoorbeeld voor AMIF SO2, de prestatie-indicator « Number of participants supported, separately specifying : », voor deze indicator hoeft u alleen uw doelstellingen in de projectfiche aan te geven. Anderzijds zijn er bij de rapportage 3 gekoppelde subindicatoren ("the number of participants in a language course”, “ the number of participants in a civic orientation course” et “the number of participants who received personal professional guidance”). U dient ook de cijfers voor deze 3 subindicatoren te rapporteren. Het is essentieel om vanaf het begin van het project te weten of de gekozen indicatoren al dan niet subindicatoren hebben.                               

Daarnaast heeft de beheersautoriteit de output-en resultindicatoren ingedeeld in 3 categoriën die bepalend zijn voor de wijze van rapportage en de aan te leveren bewijsstukken.  Dit is een interne Belgische classificatie die niet bepaald wordt  door de Europese Commissie:

• Primaire doelgroep : het betreft onderdanen van derde landen die voor, na of tijdens hun verblijf in de EU worden bijgestaan ​​(juridische bijstand, taaltraining, ondersteuning vóór vertrek, enz.). Voorbeeld AMIF SO4: “Number of participants who received pre-departure support”.

• Secundaire doelgroep: het betreft professionals die een opleiding volgen die hen in staat stelt hun kwalificaties op het betrokken gebied (asiel, terugkeer, enz.) te verbeteren. Bijv. ISF SO1 "Number of participants in training activities".

• Overige: alle indicatoren die geen betrekking hebben op mensen (gecreëerde plaatsen, geïnstalleerde IT-systemen, enz.). Bijv. ISF SO3 "Number of equipment items purchased".

Elke output- en resultaatindicator behoort tot één van deze 3 categorieën.

Een tabel met alle indicatoren, bijbehorende subindicatoren, resultaatindicatoren en de categorieën waartoe ze behoren, is terug te vinden in AMBIS en op de website van de beheersautoriteit.

In de projectfiche wordt u gevraagd om voor elke indicator en voor de volledige duur van het project te specificeren:

• De output- en / of resultaatindicator: alleen de hoofdindicator wordt geselecteerd uit het vervolgkeuzemenu. Indien er subindicatoren aan zijn gelinkt, verschijnen deze niet in dit stadium maar in het rapportagestadium. Als een of meer resultaatindicatoren zijn gelinkt aan een outputindicator, verschijnen deze automatisch en moeten deze worden ingevuld (de resultaatsubindicatoren verschijnen alleen tijdens rapportage). Ze kunnen alleen worden verwijderd als de uitvoervlag is verwijderd.

• De activiteit waaraan de indicator is gelinkt. Indien de activiteit de primaire of secundaire doelgroep betreft, dient dit vermeld te worden.

• Kwalitatieve resultaten: beschrijving van de verbeteringen die door de activiteit zullen worden aangebracht.

• Kwantitatieve resultaten: verwachte gekwantificeerde resultaten. Dit betreft het totale aantal zonder uitsplitsing naar geslacht en leeftijd.

• De tools en bronnen om de resultaten te meten en te sturen.

2. Specifieke indicatoren: 

Ze zijn specifiek voor elk project en vrij gekozen door de begunstigde. Ze worden gerapporteerd aan de beheersautoriteit (MA), maar niet aan de Europese Commissie. Er is geen verplichting om specifieke indicatoren toe te voegen als een project al één of meerdere output- en/of resultaatindicatoren heeft. Indien er geen output- of resultaatindicator is die overeenkomt met de uitgevoerde activiteiten, moet het project minstens één specifieke indicator hebben (maximaal 10 specifieke indicatoren). Net als de output- en resultaatindicatoren moeten de specifieke indicatoren worden gelinkt  aan activiteiten die in het kader van het project worden uitgevoerd en door het project worden gefinancierd. Het verband tussen deze indicator, activiteiten en financiering moet tijdens de rapportage worden verantwoord en zal tijdens controles door de beheersautoriteit  worden geanalyseerd. Als een indicator al is ingevuld onder de output- en resultaatindicatoren, mag deze niet worden gekopieerd onder de specifieke indicatoren.

In de projectfiche wordt gevraagd om het volgende voor elke specifieke indicator en voor de volledige duur van het project te specificeren:

• De activiteit waaraan de indicator is gelinkt.

• Kwalitatieve resultaten: beschrijving van de verbeteringen die door de activiteit worden bereikt.

• Kwantitatieve resultaten: gekwantificeerde resultaten.

• De tools en bronnen om de resultaten te meten en te controleren.

PDF downloaden 

Hoe een projectbudget opstellen?

Er zijn 2 opties om een projectbudget op te stellen in AMBIS:

1. Loonkosten + forfait;

2. Loonkosten + andere directe kosten + indirecte kosten.

Ofwel bepaalt de beheersautoriteit in de projectoproep welke van beide opties van toepassing is, ofwel wordt de keuze bij de projectindiener gelegd. Deze kan dan vrij kiezen welke optie zij wenst te hanteren voor het projectvoorstel. 

A. Berekening loonkost projectpersoneel 

Er wordt gewerkt met een standaarduurtarief voor intern personeel (van de eindbegunstigde of een projectpartner) tewerkgesteld via een arbeidsovereenkomst. In de praktijk gebeurt dit als volgt:

1. In AMBIS moet het brutomaandloon van de projectmedewerker worden ingegeven!

Het standaarduurtarief wordt berekend op basis van het bruto maandloon van de maand januari van het kalenderjaar waarin prestaties geleverd worden voor het project. Voor werknemers nog niet in dienst in januari wordt het bruto maandloon van de eerste volledige maand van tewerkstelling gebruikt.

De volgende formule wordt toegepast: standaarduurtarief =  bruto maandloon * 1,08/100

Door toepassing van deze coëfficiënt zitten alle overige kosten gelinkt aan het loon (patronale bijdrage, vakantiegeld en eindejaarspremie, woon/werkverkeer, verzekeringen, (competentie)premies,...) vervat in de berekening van het standaarduurtarief.

Personen met een deeltijds contract dienen hun voltijds equivalent bruto maandloon te gebruiken voor de berekening van hun uurtarief.

2. In AMBIS moet het % van de tewerkstelling op het project worden ingegeven!

Voor personen die voltijds op het project werken zal het standaarduurtarief vermenigvuldigd worden met 1720 (maximaal aantal in te brengen uren voor een voltijdse tewerkstelling) om de loonkost op jaarbasis te berekenen.

Voor personen die niet voltijds op een project werken, zal het maximaal aantal uren verrekend worden op basis van het % van de tewerkstelling (1720 * % van tewerkstelling op het project).

B. Optie 1: loonkost projectpersoneel + forfait

Onder optie 1 mogen enkel loonkosten van het projectpersoneel (berekening volgens standaarduurtarief, zie punt A. hierboven) worden ingebracht. 

Bovenop deze loonkosten wordt een forfait (max. 40%, maar het exacte percentage zal worden vastgesteld per projectoproep) toegekend voor andere directe en indirecte kosten.

Voorbeeld 1: 

Het project heeft een looptijd van 1 jaar, en het toegestane forfait voor andere kosten bedraagt 40%.

Er zijn 3 projectmedewerkers: 

• persoon A heeft een brutoloon van 2.000 EUR, en zal 100% op het project werken;
• persoon B heeft een brutoloon van 2.800 EUR en zal 80% op het project werken;
• persoon C heeft een brutoloon van 1.100 EUR (halftijds contract) en zal 30% op het project werken (dit percentage wordt berekend op basis van een voltijdse tewerkstelling).

1. Berekening uurtarief: 

• Persoon A = 2.000 * (1,08/100) = 21,60 EUR
• Persoon B = 2.800 * (1,08/100) = 30,24 EUR
• Persoon C = (1.100*2) * (1,08/100) = 23,76 EUR

2. Berekening totale loonkost op jaarbasis op basis van 1720 uur:

• Persoon A: 21,60 * 1.720 = 37.152 EUR
• Persoon B: 30,24 * (1.720 * 80%) = 41.610,24 EUR
• Persoon C: 23,76 * (1720 * 30%) = 12.260,16 EUR

TOTALE LOONKOST = 91.022,40 EUR

3. Berekening forfait van 40 %:

91.022,40 EUR * 40% = 36.408,96 EUR

4. Berekening totale projectbudget:

= Totale loonkost + forfait voor andere kosten: 91.022,40 EUR + 36.408,96 EUR = 127.431,36 EUR

C. Optie 2: Loonkost projectpersoneel + andere directe kosten + indirecte kosten

Er mogen 3 soorten kosten worden ingebracht: 

1. Loonkosten van het projectpersoneel: berekening volgens standaarduurtarief (zie punt A. hierboven);

2. Andere directe kosten: 

   • minimumbedrag per individuele kost zal per oproep bepaald worden;

   • duidelijke beschrijving noodzakelijk: link met het project moet worden aangetoond!

3. Indirecte kosten:

   • Ofwel max. 15 % van de loonkosten;

   • Ofwel max. 7 % van de totale kosten (loonkosten + andere directe kosten).

Het is niet verplicht om alle soorten kosten in te brengen! Het is perfect mogelijk om maar 1 of 2 soorten kosten in te brengen (bijvoorbeeld enkel ‘andere directe kosten’ + ‘indirecte kosten’).

Voorbeeld 2:

Het project heeft een looptijd van 3 jaar, en budgetoptie 2 is van toepassing. Minimumbedrag voor andere kosten is 1.000 EUR per individuele kost. 

De bedoeling van het project is de ontwikkeling van een IT toepassing. Er zijn geen loonkosten voorzien in het project.

1. Andere directe kosten:

De kost van de ontwikkeling wordt geraamd op 300.000 EUR, er zal jaarlijks een factuur van 100.000 EUR worden gefactureerd door de onderaannemer. 

Totaal andere directe kosten = 3 * 100.000 EUR = 300.000 EUR

2. Indirecte kosten:

7% op de andere directe kosten = 300.000 EUR * 7% = 21.000 EUR

3. Totale projectbudget:

= 300.000 + 21.000 = 321.000 EUR

Voorbeeld 3:

Het project heeft een looptijd van 1 jaar, en budgetoptie 2 is van toepassing. Minimumbedrag voor andere kosten is 1.000 EUR per individuele kost. 

1. Loonkosten:

Er zijn 3 projectmedewerkers. De totale loonkost bedraagt 91.022,40 EUR (zie berekening in voorbeeld 1).

2. Andere directe kosten:

Er wordt voorzien in de aankoop van 3 beveiligde laptops met een eenheidsprijs van 3.000 EUR. Deze zullen exclusief voor het project gebruikt worden.

Totaal andere directe kosten = 3 * 3.000 EUR = 9.000 EUR

3. Indirecte kosten:

Ofwel 15 % op de loonkosten: 91.022,40 EUR * 15 % = 13.653,36 EUR

Ofwel 7% op alle kosten (loonkosten + andere directe kosten) = (91.022,40 EUR + 9.000 EUR) * 7% = 7.001,57 EUR

4. Totale projectbudget:

Indien gekozen wordt voor indirecte kosten berekend op de loonkosten: 

= 91.022,40 EUR + 9.000 EUR + 13.653,36 EUR = 113.675,80 EUR

Indien gekozen wordt voor indirecte kosten berekend op alle kosten:

= 91.022,40 EUR + 9.000 EUR + 7.001,57 EUR = 107.023,97 EUR

PDF downloaden

Nadat een open projectoproep voor één van de onderdelen van AMIF, ISF of BMVI werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en op de website van de beheersautoriteit, worden potentiële begunstigden die zich hiervoor aangemeld hebben in AMBIS hiervan op de hoogte gebracht. Een projectoproep staat minstens één maand open. Na het verstrijken van de deadline voor indiening start de selectieprocedure. De selectieprocedure omvat volgende stappen:   

1. De selectieprocedure bestaat uit 2 stappen: 

a) Inoverwegingname (door de Dienst Europese Fondsen): 

Hier wordt bekeken of een project in overweging kan genomen worden voor een meer uitgebreidere analyse. De criteria voor inoverwegingname worden vermeld in elke projectoproep. Minstens volgende zaken worden geanalyseerd:

• Respect voor de doelgroep van de oproep

• Respect voor de doelstellingen van de oproep

Het niet beantwoorden van één van deze criteria leidt tot een niet inoverwegingname van het project, dat dan niet verder geanalyseerd zal worden. 

b) Inhoudelijke analyse: 

Deze analyse heeft betrekking op 5 onderdelen, en wordt berekend op 100 punten. 

1. Kwaliteit van het project (24)

• Passen de voorgestelde activiteiten binnen de doelstellingen van het nationaal programma ? (3)

• Dragen de voorgestelde activiteiten bij tot het bereiken van de doelstellingen van de ‘Specific objectives’? (3)

• Worden de resultaten voldoende gepreciseerd ? (6)

• Zijn de indicatoren en de verificatiebronnen voldoende objectief en controleerbaar om de efficiëntie en de effectiviteit te kunnen beoordelen ? (6)

• Is de registratie van de doelgroep objectief ? (3)

• Zijn de resultaten van het project duurzaam? (3)

2. Budget (10)

• Worden de verschillende uitgaven duidelijk beschreven en zijn ze voldoende gedetailleerd ? (10)

3. Efficiëntie van het project (10)

• Is het project efficiënt ? (verhouding met de verwachte resultaten)? (10)

4. Begunstigde (6)

• Ervaring en expertise van de indiener en de partners binnen het domein ? (1)

• Ervaring en expertise van de indiener en de partners met Europese projecten ? (1)

• Soliditeit van het globale budget van de indiener (analyse van de rekeningen) ? (2)

• Is het partnerschap voldoende duidelijk (personeelsinzet, taken, partnerschapsverklaring, …) ? (2)

5. Versterking en coherentie van het beleid (50)

• Efficiëntie van het project ? (10)

• Innovatief karakter van het project (6)

• Meerwaarde van het project ? (6)

• Coherentie van het project met de beleidsvisie van de partner binnen het domein van de oproep ? (16)

• Mate waarin het project bijdraagt aan de prioriteiten van de oproep ? (12)

TOTAAL : xx/100
 

De analyse van de onderdelen 1, 2, 3 en 4 gebeurt door de Cel Europese Fondsen. De analyse van 5 gebeurt door de inhoudelijke partner (organisatie die inhoudelijk verantwoordelijk is voor de oproep zoals Fedasil voor Opvang en Vrijwillige Terugkeer, en de POD Maatschappelijke Integratie voor Integratie).

Elk project krijgt een globale score, in functie van het gewicht van de vragen (50/100 voor de Cel Europese Fondsen, en 50/100 voor de inhoudelijke partner). 

2. Selectienota Cel Europese Fondsen: 

De Cel Europese Fondsen legt aan de Stuurgroep een nota met de analyse van alle projecten en hun rangschikking voor. In deze nota motiveert de Cel Europese Fondsen haar voorstellen om een project te weerhouden, een project af te wijzen of tot wijzigingen over te gaan. De Cel Europese Fondsen kan bijvoorbeeld voorstellen om de projecten die de beste scores bekomen hebben te weerhouden en/of andere opties te kiezen, zoals de verdeling van het budget in gelijke delen, de schrapping van een voorziene activiteit en de daaruit voortvloeiende vermindering van het budget, de lineaire vermindering van de subsidie voor elk weerhouden project,…

3. Selectievoorstel door de Stuurgroep: 

Vervolgens stelt de Stuurgroep een selectie voor, op basis van de analyse door de Cel Europese Fondsen. De Stuurgroep onderbouwt haar redenering, om zo te voldoen aan de verplichting om de selectiebeslissing te motiveren, en dit onafhankelijk van het feit of de Stuurgroep het advies van de Cel Europese Fondsen al dan niet volgt.     

• De Stuurgroep kan een project weerhouden of afwijzen.

• De Stuurgroep kan eveneens vragen aan de projectindieners om hun project te wijzigen, bijvoorbeeld in de zin dat de doelstellingen geherformuleerd worden, dat projecten beter op elkaar worden afgestemd, of dat het budget wordt aangepast. 

De Cel Europese Fondsen maakt de instructies van de Stuurgroep over aan de projectindieners. De projecten moeten daarna binnen de gevraagde termijn aangepast worden in de online applicatie van de Cel Europese Fondsen. Vervolgens worden ze opnieuw geanalyseerd door de Cel Europese Fondsen en de inhoudelijke partner, en opnieuw aan de Stuurgroep voorgelegd.   

4. Ministeriële besluiten (MB):

Er worden ministeriële besluiten opgesteld, zowel voor de geselecteerde als geweigerde projecten (op basis van inoverwegingname of inhoudelijke analyse). Elk MB preciseert de voorwaarden voor de steun aan de projecten, met inbegrip van de vereisten inzake de aan te leveren producten of diensten, het budget, de uitvoeringstermijn, indien van toepassing de methode die zal toegepast worden om de subsidiabele kost te bepalen en de betalingsvoorwaarden. 

Elk ministerieel besluit wordt ter advies voorgelegd aan de Inspectie van Financiën. Ze worden getekend door de Minister van Binnenlandse Zaken, samen met een begeleidende brief die de begunstigde op de hoogte brengt van de selectiebeslissing.  

Alle projectindieners worden pas op de hoogte gebracht van de selectiebeslissing nadat alle ministeriële besluiten ondertekend werden.   

5. Mogelijkheid tot beroep

Tegen de selectiebesluiten kan beroep worden aangetekend. De modaliteiten hiervan worden in de begeleidende brief die bij de ondertekende ministeriële besluiten hoort gecommuniceerd aan de projectindieners.

6. Overzicht van de geselecteerde projecten

De Cel Europese Fondsen publiceert de lijst met de geselecteerde projecten op haar website. Deze bevat volgende gegevens  (CPR art.49 §3) :

• Naam van de eindbegunstigde;

• Naam van het project;

• Doelstellingen van het project en verwachten resultaten van het project;

• Begin- en (verwachte of reële) einddatum van het project;

• Totale projectkost;

• Betrokken fonds en bijhorende specifieke doelstelling:

• medefinancieringspercentage van de Unie;

• plaatsbepaling of geolocatie voor het land en het project. 

PDF downloaden

1. Registratie van uw organisatie en de eerste gebruiker 

De eerste gebruiker van uw organisatie vult het online formulier in op de website van de beheersautoriteit voor AMIF, ISF en BMVI (https://amif-isf.be/nl/ambis), om de organisatie te creëren in de AMBIS applicatie. Deze eerste gebruiker moet 2 bijlagen opladen: 

1. Bewijs dat de gebruiker deel uitmaakt van de organisatie. Dit kan aan de hand van een verklaring van de hiërarchie of andere. 

2. Document dat de identiteit van de eerste gebruiker bewijst. De template hiervoor vindt u op de website van de van de beheersautoriteit (AMBIS | Verantwoordelijke Autoriteit van het Fonds voor Asiel, Migratie en Integratie - Fonds voor Interne Veiligheid (amif-isf.be)). Nadat u dit document hebt ingevuld, moet u hiervan een PDF maken, en deze digitaal ondertekenen. Hoe u dit doet, leest u hier: Hoe onderteken ik een document elektronisch met Acrobat Reader DC? | eID software (belgium.be)

De beheersautoriteit zal vervolgens een account aanmaken voor de hoofdgebruiker van uw organisatie. 

Daarna ontvangt u automatisch een e-mailbericht (afzender ‘no-reply@automationcloud.ibm.com’),  waarin u wordt verzocht om uw toegang tot AMBIS te activeren. Nadat u op de link in de mail geklikt hebt, moet u uw naam en voornaam invoeren en een wachtwoord aanmaken.

! Opgelet: mogelijks zit deze mail in uw ongewenste mailfolder. Bovendien verloopt deze activeringslink na 30 dagen, gelieve dus tijdig uw toegang te activeren.

Zodra u bent ingelogd, wordt u gevraagd om de gebruikersvoorwaarden voor AMBIS te lezen. Deze omvatten onder andere een aantal bepalingen inzake de verwerking van uw gegevens in AMBIS. Slechts na goedkeuring van deze gebruiksvoorwaarden krijgt u toegang tot de applicatie. Daarna dient u op "Procesportaal" te klikken om op de aan u toegewezen taken te werken. 

Selecteer vervolgens de taal van uw keuze door uw profiel te bewerken. 

Nadat u de pagina vernieuwd hebt, klikt u op de taak"Step: Provide Party Information"

Là, vous remplissez les détails de votre organisation :

De beheersautoriteit zal met de info die hier wordt ingevuld rekening houden bij het toekennen van de toegang tot AMBIS, en bij de analyse van de ingediende projecten (ervaring, statuten, jaarrekening). 

Er moeten ook drie verplichte bijlagen worden opgeladen, in het tabblad bijlagen. Dit geldt niet voor FEDCOM gebruikers:

1. Een financieel identificatieformulier dat de bankrekening aan uw organisatie koppelt (https://amif-isf.be/nl/system/files/documenten/paragraafbijlagen/financiele-identificatienl.pdf);

2. De statuten van de organisatie;

3. De jaarrekening van de organisatie.

Zodra u deze gegevens hebt geregistreerd en ingediend, zal de beheersautoriteit deze analyseren.  Deze zal u per e-mail op de hoogte brengen van de status van uw verzoek. Drie scenario's zijn mogelijk:

• De registratie van uw organisatie is goedgekeurd;

• De registratie van uw organisatie wordt geweigerd: indien u dit wenst, kan u een gedetailleerde motivering gegeven worden; 

• De registratie van uw organisatie wordt tijdelijk geweigerd. U wordt op de hoogte gebracht van de reden hiervoor. De hoofdgebruiker van uw organisatie heeft opnieuw de mogelijkheid om in AMBIS aanvullende informatie toe te voegen, om de ontbrekende informatie te corrigeren en/of aan te vullen. 

2. Registratie van bijkomende gebruikers 

U kunt bijkomende gebruikers voor uw organisatie uitnodigen door hun naam en e-mailadres in het systeem te registreren (maintain party information – gebruikers – gebruiker toevoegen). 

Bijkomende gebruikers kunnen niet toegevoegd worden door het formulier op de website van de beheersautoriteit in te vullen ! 

! Opgelet: de gebruiker wordt pas uitgenodigd nadat u tweemaal op opslaan heeft geduwd, een eerste keer op de pop-up waar u de gegevens van de gebruiker ingeeft, een tweede keer op de pagina met het overzicht van de gebruikers. 

Vervolgens zal elk van hen een uitnodiging (automatisch emailbericht) ontvangen om zich in AMBIS te registreren. Nadat de uitgenodigde gebruiker op de link in de mail heeft geklikt, moet deze zijn naam en voornaam invoeren en een wachtwoord aanmaken.

! Opgelet, ook deze link is slechts 30 dagen geldig!

Nadat de gebruiker zijn toegang heeft geactiveerd, zal de gebruiker tot uw organisatie behoren, en kunnen werken op de taken van uw organisatie in AMBIS.

Als de knop “Een gebruiker toevoegen” niet verschijnt (zie onderstaande schermafbeelding voor een voorbeeld), betekent dit dat u niet geregistreerd bent als “hoofdgebruiker” (zie punt 3 hieronder). Het verschil tussen een hoofdgebruiker en een gewone gebruiker van de organisatie is dat de hoofgebruiker andere leden voor de organisatie kan uitnodigen. Een gewone gebruiker kan dit niet! Indien nodig kunt u de beheersautoriteit vragen om deze status aan te passen.

3. Wettelijk vertegenwoordiger en hoofdgebruiker

Elke organisatie moet een wettelijke vertegenwoordiger hebben om projecten te kunnen indienen. Alleen deze gebruiker heeft hiervoor de toestemming. U kan zien welke gebruiker van uw organisatie wettelijk vertegenwoordiger is door op het blauwe icoontje te klikken naast de gebruiker:

Wanneer een wettelijke vertegenwoordiger wordt aangeduid, moet hiervan een bewijs (document waaruit blijkt dat deze persoon de organisatie wettelijk mag vertegenwoordigen) worden opgeladen in AMBIS. 

De beheersautoriteit moet de aanduiding van een wettelijk vertegenwoordiger goedkeuren. 

De account van de wettelijke vertegenwoordiger van een organisatie kan niet worden gedeactiveerd door de gebruikers. 

Op dezelfde manier kan u ook hoofgebruikers aanduiden. Het verschil tussen een hoofdgebruiker en een gewone gebruiker van de organisatie is dat de hoofgebruiker andere leden voor de organisatie kan uitnodigen. Een gewone gebruiker kan dit niet!

PDF downloaden

1. Rapportage cyclus 

De tussentijdse rapportage vindt plaats twee maal per jaar : 31/07/N (gedekte periode 01/01/N – 30/06/N) en 31/01/N+1 (gedekte periode 01/07/N - 31/12/N). De deadlines zijn dezelfde voor zowel de financiële als inhoudelijke rapportage. Het rapport omspant periodes van 6 maanden. Indien het project echter na 01/01/N of 30/06/N wordt gestart, kan de omspannen periode van het eerste rapport uitzonderlijk een beetje korter zijn. Indien het project eindigt voor 30/06/N of 31/12/N, dan vindt er geen tussentijdse rapportage meer plaats. 

Ten laatste drie maanden na de afsluiting van het project, dient de eindbegunstigde de finale rapporten in te dienen die toelaten om een globaal zicht te hebben op het project. 

2. Inhoudelijke rapportage

Het narratief rapport bestaat uit 4 delen: 

1. Stand van zaken: hier wordt uitleg verschaft over de activiteiten die hebben plaats gevonden in het kader van het project, over de hindernissen die werden tegen gekomen en over wijzigingen aan het project. 

2. Publiciteit: dit gedeelte laat toe om te verifiëren of de Europese verplichtingen inzake publiciteit werden vervuld en of de voorziene publicaties en communicaties in het kader van het project werden gerealiseerd. Alle bewijsstukken inzake publiciteit moeten opgeladen worden.  Zie ook fiche over de publiciteitsverplichtingen.

3. Algemene indicatoren: dit betreft de indicatoren opgelijst onder Annex VIII van de AMIF, ISF en BMVI reglementen. Bij rapportage verschijnen de “output” indicatoren en de “result” indicatoren uit de projectfiche, waarbij de subindicatoren gelinkt zijn aan de hoofdindicatoren. Er wordt gevraagd om de kwantitatieve resultaten (getal) te rapporteren die behaald zijn tijdens  de  rapportageperiode, en een inschatting te geven van de voorziene resultaten voor de volgende rapportageperiode. Bij de tussentijdse rapportage moeten er geen bewijsstukken opgeladen worden wat betreft de indicatoren. Deze moeten wel opgeladen worden bij de eindrapportage. 

4. Specifieke indicatoren: dit zijn de indicatoren die door de eindbegunstigde zelf werden bepaald in de projectfiche, in functie van de projectactiviteiten. . Er wordt gevraagd om de kwantitatieve resultaten (getal) te rapporteren die behaald zijn tijdens  de  rapportageperiode, en een inschatting te geven van de voorziene resultaten voor de volgende rapportageperiode. Bij de tussentijdse rapportage moeten er geen bewijsstukken opgeladen worden wat betreft de indicatoren. Deze moeten wel opgeladen worden bij de eindrapportage (zie fiche over de indicatoren). Zie ook fiche over de indicatoren.

Bij de controle van het narratief rapport, analyseert de beheersautoriteit de gerapporteerde informatie en kan deze bijkomende vragen stellen. De resultaten van deze controles kunnen geconsulteerd worden in AMBIS. 

3. Financiële rapportage 

De financiële rapportage betreft het overzicht van alle betalingen van de rapportageperiode, op basis van de betaaldatum van de uitgave (NIET de datum van factuur, levering of activiteit…).

Tot de datum van afsluiting  van de rapportageperiode kan er continu gerapporteerd worden in AMBIS, en kunnen er nog wijzigingen aangebracht worden. 

Alle kosten gemaakt tijdens de rapportageperiode moeten vòòr de afsluitdatum ingevoerd worden, zij kunnen later niet meer toegevoegd worden. Kosten die niet tijdig gerapporteerd werden zijn bijgevolg niet subsidiabel. 

Voor alle directe kosten moeten alle bewijsstukken worden opgeladen in AMBIS. Het gaat hier minstens om een factuur of gelijkwaardig en het betaalbewijs (dit geldt niet voor afschrijvingen).

Na elke afsluitdatum zal de beheersautoriteit het controleproces opstarten, en zal de subsidiabele kost bepaald worden. Na de controle volgend op de eindrapportage zal het definitieve subsidiebedrag bepaald worden. 

PDF downloaden

• Het is aanbevolen om eerst fiche AMBIS 7 over de indicatoren te lezen.
• De gedetailleerde uitleg voor elke indicator (template, bewijsstukken, definitie, aandachtspunten, ...) bevindt zich op de website van de beheersautoriteit : https://amif-isf.be/
   

1. TUSSENTIJDSE RAPPORTAGE DOOR DE EINDBEGUNSTIGDE

De rapportage over de indicatoren maakt deel uit van de inhoudelijke rapportage van het project. Deze vindt 2 keer per jaar plaats: 31/07/N (gedekte periode 01/01/N – 30/06/N) en 31/01/N+1 (gedekte periode 01/07/N - 31/12/N). De deadlines zijn dezelfde als voor de financiële rapportage. Het rapport omspant periodes van 6 maanden.

De rapportage heeft betrekking op de indicatoren die werden geselecteerd in de projectfiche. Het is niet mogelijk andere toe te voegen, of te rapporteren over niet geselecteerde indicatoren.

In het tussentijds verslag wordt voor elke indicator de volgende informatie gevraagd:

• Bereikte (kwantitatieve) resultaten tijdens de rapportageperiode: één persoon/item mag slechts één keer worden gerapporteerd gedurende de volledige duur van het project. Indien deze reeds werd gerapporteerd tijdens een eerdere rapportageperiode, mag deze niet opnieuw worden geteld, zelfs indien deze blijft deelnemen aan het project.
• Meeteenheid: verschijnt automatisch in functie van de gekozen indicator.
• Opmerkingen: het is mogelijk om bijvoorbeeld uit te leggen om welke reden de resultaten laag zijn of de verwachte resultaten niet bereikt zijn. Het is niet verplicht om een opmerking in te vullen.
• Verwachte (kwantitatieve) resultaten tijdens de volgende rapportageperiode: de cijfermatige doelstellingen voor de volgende rapportageperiode.

Wanneer een indicator met bijhorende subindicatoren wordt geselecteerd in een project, verschijnen de subindicatoren niet tijdens de rapportage. Hierover moet dus niet gerapporteerd worden. Deze moeten wel worden ingevuld in de rapportagetemplate. Per subindicator mag een persoon/functie slechts een keer worden geteld. De waarde van een subindicator kan dus nooit de waarde van de hoofdindicator overschrijden. Een persoon/functie kan daarentegen onder verschillende subindicatoren voorkomen. De som van alle subindicatoren kan bijgevolg hoger zijn dan de hoofdindicator.

Ex. AMIF SO2 :

Wanneer een outputindicator die gelinkt is aan één of meerdere resultaatindicatoren geselecteerd is in een project, verschijnt/verschijnen de resultaatindicator(en) automatisch bij de rapportage. Ze moeten allemaal worden ingevuld:

• Sommige resultaatindicatoren zijn gebaseerd op certificaten en documentatie, bv. AMIF SO2 "Number of participants in language courses who, upon leaving the language course, have improved their proficiency level […]".
• In andere gevallen kunnen de resultaten gebaseerd zijn op de verklaring van de deelnemers, bv. AMIF SO2 "Number of participants who report that the activity was helpful for their integration".

Om output- en resultaatindicatoren te verzamelen die gelinkt zijn aan personen, wordt aangeraden om, per persoon, een specifiek dossier aan te maken, vanaf de start van deelname van de persoon aan het project. Dat dossier moet het volgende bevatten: de gevraagde informatie voor de indicator in kwestie, de informatie betreffende de gelinkte resultaatindicatoren en de bewijsstukken die het mogelijk maken om te verifiëren of de informatie uit de lijsten correct is (zie hoofdstuk over eindrapportage). De gedetailleerde informatie per indicator staat op de website van de beheersautoriteit.

Om vervolgens de doeltreffendheid van de verleende ondersteuning te kunnen beoordelen, beveelt de Commissie aan gegevens te bij te houden over de intensiteit van deze ondersteuning, bijvoorbeeld het aantal uren opleiding.

Voor de output- en resultaatindicatoren die betrekking hebben op de personen in het AMIF, moeten de indicatoren bij de rapportage worden onderverdeeld op basis van gender en leeftijdsgroep (mannen <18, mannen 18-60, mannen >60, vrouwen <18, vrouwen 18-60, vrouwen >60, non-binair <18, non-binair 18-60, non-binair >60). De leeftijd die in aanmerking wordt genomen, is de leeftijd van de deelnemer op de dag van start van deelname aan het project. Deze onderverdeling is voorzien in de door de beheersautoriteit opgemaakte formulieren.

Bij de project-specifieke indicatoren zijn er geen gelinkte indicatoren, subindicatoren of onderverdelingen.

Er hoeven geen bewijsstukken te worden ingediend bij de tussentijdse rapportage, maar wel bij het eindrapport.

2. TUSSENTIJDSE CONTROLE DOOR DE BEHEERSAUTORITEIT 

Bij de tussentijdse controle van de indicatoren analyseert de beheersautoriteit de gerapporteerde waarden en kan zij aanvullende vragen stellen. Het resultaat van de tussentijdse controle kan in AMBIS worden geraadpleegd.

3. EINDRAPPORTAGE DOOR DE EINDBEGUNSTIGDE

De rapportage over de indicatoren maakt deel uit van de inhoudelijke projectrapportage. Het eindrapport moet ten laatste 3 maanden na het einde van het project worden ingediend. De deadline voor de inhoudelijke rapportage en voor de financiële rapportage is dezelfde.

Alle in het kader van het project gefinancierde en gerapporteerde activiteiten (ondersteuning, opleidingen, onderzoeken, opzet van IT-systemen, ...) moeten tijdens de subsidiabele periode worden afgesloten. Om bijvoorbeeld over de resultaatindicator “Number of participants who report three months after the training activity that […]” te kunnen rapporteren, moet de opleiding ten laatste drie maanden vóór het einde van het project plaatsvinden.

Naast de vermelde informatie in het gedeelte over de tussentijdse rapportering worden in het eindrapport bewijsstukken gevraagd die verschillen afhankelijk van de categorie van de indicator (primaire doelgroep, secundaire doelgroep, overige). Deze bewijsstukken moeten in AMBIS worden opgeladen bij de hoofdindicator en moeten alle informatie met betrekking tot de hoofdindicator, subindicatoren en de gelinkte resultaatindicator omvatten. Indien een resultaatindicator wordt geselecteerd die niet gelinkt is aan een outputindicator, dan moeten bewijsstukken voor de gerapporteerde waarden geüpload worden bij die resultaatindicator.

→ De stukken die moeten worden verstrekt voor de output- en resultaatindicatoren: 

Primaire doelgroep: 

1. Lijst van alle onderdanen van derde landen die ondersteuning hebben genoten in het kader van het project gedurende de volledige duur van het project: voor elke indicator kan het formulier worden teruggevonden op AMBIS. De formulieren vertonen kleine verschillen per indicator. De Excel-versie van het correcte formulier moet worden ingevuld en opgeladen in AMBIS bij de hoofdindicator. Aan elke persoon moet een unieke interne (van de eigen organisatie) referentie worden gegeven !

   Bv. de gevraagde informatie per deelnemer voor AMIF SO2 "Number of participants supported, separately specifying:" met de subindicatoren en gekoppelde resultaatindicatoren:

2. Bewijzen van het in het formulier gerapporteerde aantal deelnemers: één of meerdere lijsten die bewijzen dat elke gerapporteerde persoon werd begeleid of /ondersteund werd in het kader van het project (bv. door de deelnemers ondertekende aanwezigheidslijsten in geval een opleiding, lijst met het overzicht van alle individuele gesprekken, uittreksels uit een databank met de data en aanwezigheden, ...). Voor elke activiteit die de primaire doelgroep betreft, moeten alle lijsten worden verstrekt. Zo heeft de beheersautoriteit de mogelijkheid te controleren of de lijst van de primaire doelgroep correct is.

   De bewijzen van het statuut van elke deelnemer (primaire doelgroep) moeten niet samen met het eindrapport opgeladen worden. Het statuut van de deelnemers en de link met het project zullen gecontroleerd worden, tijdens de afzonderlijke controle van de primaire doelgroep (zie volgend hoofdstuk).. 

Secundaire doelgroep: 

1. Lijst van alle deelnemers die aan opleidingen georganiseerd in het kader van het project hebben deelgenomen, tijdens de volledige duur van het project: het formulier voor elke indicator kan worden teruggevonden op AMBIS. De formulieren verschillen een lichtjes per indicator. De Excel-versie van het correcte formulier moet worden ingevuld en opgeladen in AMBIS bij de hoofdindicator.

   Bv. gevraagde informatie per deelnemer voor AMIF SO1 “Number of participants in training activities":

2. 
3. Bewijzen van de gerapporteerde aantallen in het formulier: het betreft hier de aanwezigheidslijsten van elke opleiding die georganiseerd werd in het kader van het project, die aantonen dat elke gerapporteerde persoon heeft deelgenomen (bijvoorbeeld door de deelnemers ondertekende deelnemerslijsten, uittreksels uit een database met de data en aanwezigheden, …).

! De stukken die de gerapporteerde aantallen bewijzen die, indien van toepassing, werden ingevuld bij de gelinkte resultaatindicator (onderzoeken, lijsten, certificaten, ....), moeten worden bewaard door de eindbegunstigde. Ze hoeven niet te worden opgeladen bij de eindrapportage, maar de beheersautoriteit kan deze opvragen in het kader van de eindcontrole of operationele controle.

"Overige" indicatoren:

Stukken die de gerapporteerde cijfers bevestigen: geen in te vullen formulier. Het betreft een document dat door de organisatie is opgesteld en door de verantwoordelijke van de organisatie is ondertekend en dat de gerapporteerde cijfers bevestigt met, indien mogelijk, een zo nauwkeurig mogelijke lijst van alle gerapporteerde objecten, data, hoeveelheden, ... Ofwel moet het document de gevraagde informatie bevatten voor de hoofdindicator, de subindicatoren en de gelinkte resultaatindicator(en) (indien van toepassing), ofwel wordt een afzonderlijk document ingediend voor elke indicator en subindicator.

→ De stukken die verstrekt moeten worden voor de project specifieke indicatoren (activities) :

De eindrapportage van de specifieke indicatoren en de bijhorende bewijsstukken, zijn dezelfde als deze voor de output- en resultaatindicatoren. Verschil is dat er slechts één formulier voor de primaire doelgroep, en één formulier voor de secundaire doelgroep bestaat. Het correcte formulier moet voor elke indicator van die twee categorieën worden ingevuld. Er is geen formulier voor de categorie "overige".

4. EINDCONTROLE DOOR DE BEHEERSAUTORITEIT

De eindcontrole van de indicatoren is verschillend afhankelijk van de categorie van de indicator. Ze verloopt op dezelfde wijze voor de output- & resultaatindicatoren als voor de specifieke indicatoren.

De controle van de primaire doelgroep is specifiek. De bewijsstukken moeten worden opgeladen samen met de inhoudelijke rapportage (zie hierboven), maar de controle gebeurt afzonderlijk, en op basis van een steekproef.

De indicatoren met een secundaire doelgroep, en de "overige" indicatoren zullen worden gecontroleerd o het moment van de inhoudelijk controle van het project, en dit op basis van de bezorgde bewijsstukken. De beheersautoriteit analyseert de gerapporteerde aantallen en de ingediende stukken en kan aanvullende vragen stellen en/of extra stukken opvragen. Het resultaat van de inhoudelijke eindcontrole kan worden geraadpleegd in AMBIS.

5. CONTROLE PRIMAIRE DOELGROEP - STEEKPROEF

De lijst met alle personen van de primaire doelgroep die begeleid werden tijdens het project, die samen met het eindrapport werd opgeladen, dient als basis voor deze controle. Het is dus essentieel dat deze lijst correct is en zo volledig mogelijk wordt ingevuld. Elke begeleide persoon mag slechts één keer onder de hoofdindicator worden gerapporteerd, zelfs indien de persoon meermaals begeleid werd.

Er wordt een ad random steekproef genomen van te controleren personen en enkel voor deze geselecteerde personen moeten bijkomende bewijsstukken bezorgd worden, zodat de beheersautoriteit de subsidiabiliteit van die personen kan controleren. Het gaat om volgende bewijsstukken:

• Statuut van de persoon:
  • AMIF, SO1: statuut van verzoeker om internationale bescherming/ erkenning internationale bescherming/ subsidiaire bescherming: bijlage 26 van minder dan 6 maanden vóór het moment waarop de persoon is toegetreden tot het project of bijlage 33, beslissing DVZ/CGVS/RVV, vluchtelingenkaart.
  • AMIF, SO2: indien de persoon zich nog niet op het BE-grondgebied bevindt -> enkel bewijs van zijn nationaliteit (paspoort of gelijkwaardig); als hij zich reeds op het BE-grondgebied bevindt -> bewijs van legaal verblijf en van zijn nationaliteit (verblijfstitel in BE).
  • AMIF, SO3: bewijs van nationaliteit, van het statuut (onwettig verblijf) en van de terugkeerbesluit (indien van toepassing).
  • AMIF, SO4: enkel bewijs van de nationaliteit: paspoort, ...
• Link met het project: bewijzen van de deelname van de betrokken persoon aan het project (getekende aanwezigheidslijst, ...) en bewijzen van de gelinkte resultaatindicator indien van toepassing (onderzoeken, lijsten, certificaten, ...).

De beheersautoriteit analyseert de ingediende stukken en kan aanvullende vragen stellen en/of extra stukken opvragen.

Indien een deel van de steekproef niet subsidiabel blijkt te zijn, wordt het foutenpercentage geëxtrapoleerd naar de hele doelgroep. Deze correctie wordt vervolgens toegepast op de financiële controle (correctie op de subsidiabele kosten). Het is dus van essentieel belang alle noodzakelijke bewijzen te verzamelen en te bewaren. 

Het resultaat van de eindcontrole van de primaire doelgroep kan in AMBIS worden geraadpleegd.

SLOTOPMERKING

De controle van de Belgische verbintenissen inzake hervestiging, herplaatsing en toelating op humanitaire gronden volgt een andere werkwijze. Deze fiche is hierop niet van toepassing.

PDF downloaden

!! Deze fiche heeft betrekking op de outputindicatoren die een tevredenheidsenquête als resultaatindicator hebben!!

Dit kan begeleiding / opleiding zijn gericht op de primaire doelgroep of opleiding voor de secundaire doelgroep.

1. OPLEIDINGEN 

Face-to-face opleiding:

• aanwezigheidslijst ingevuld en ondertekend door elke deelnemer op het moment van de opleiding.

Online vorming:

• deelnemerslijst halen uit de softwaretool (bijv. ‘attendance report’ of iets dergelijks) (optie dient doorgaans geactiveerd worden bij aanvang van de training)

• indien niet mogelijk: een lijst met hierop de ingeschreven personen en de aanwezige personen, ondertekend door de organisator

• enkel voor de primaire doelgroep moet er ergens tijdens de looptijd van het project sowieso een handtekening zichtbaar zijn (in het kader van een andere opleiding / assistentie).

Voor de tussentijdse rapportage:

• alleen het aantal getrainde / geassisteerde personen vermelden, zonder toevoeging van de bewijsstukken.

Voor de finale rapportage:

• de template opgesteld door de BA invullen (elke deelnemer wordt slechts één keer toegevoegd, zelfs als hij of zij aan meerdere trainingen heeft deelgenomen! Indien de geboortedatum onbekend is -> op 01/01/01 zetten)

• ondertekende aanwezigheidslijsten of lijsten getrokken uit een online softwaretool (bijv. Teams) voor alle vormingen in het kader van het project.

2. TEVREDENHEIDSENQUÊTES 

Tevredenheidsenquêtes:

• indien mogelijk, een Google Forms of vergelijkbaar formulier invullen.

Voor de tussentijdse rapportage:

• enkel het aantal mensen tellen die positief reageerden (“0” indien geen reactie of negatieve reactie).

Voor de finale rapportage:

• “0” aangeven in de template van de BA voor personen die negatief hebben gereageerd, die niet hebben gereageerd of voor wie de enquête niet werd uitgevoerd.

HERINNERING: alle activiteiten die in het kader van een project worden gefinancierd en gerapporteerd, moeten tijdens de subsidiabele periode worden afgesloten.

→ de tevredenheidsenquête moet ook tijdens de looptijd van het project worden uitgevoerd!

PDF downloaden

Om de loonkosten te rapporteren, moet de Excel ‘Staff Specific Section’ worden ingevuld. Deze moet in AMBIS opgeladen worden, ten laatste op de datum waarop de rapportageperiode wordt afgesloten. Voor de rapportageperiode die betrekking heeft op de 2^de helft v/h jaar moet het Excel-file van de 1^ste periode worden aangevuld. 

Er wordt gewerkt met een standaarduurtarief voor intern personeel (van de eindbegunstigde of een projectpartner) verbonden via arbeidsovereenkomst. Hieronder wordt toegelicht hoe dit standaarduurtarief en vervolgens de loonkost wordt berekend. 

Concrete instructies over hoe de Excel ‘Staff Specific Section’ in te vullen, staan in het tabblad ‘instructies’ van deze excel-file. 

1. Berekening standaarduurtarief 

In het Excel-document voor rapportage (Staff Specific Section), moet voor elke medewerker die op het project werkt het ‘Gross salary reference month’ (brutoloon van de referentiemaand) ingevuld worden. 

   a. Brutoloon

Enkel het bedrag vermeld onder “brutoloon” dient gebruikt te worden. Met andere looncomponenten dient geen rekening gehouden te worden. Om tot het standaarduurtarief te komen, wordt de volgende formule toegepast: standaarduurtarief =  bruto maandloon * 1,08/100.

Enige uitzondering op deze regel is de toekenning van een bonificatie (een bedrag dat maandelijks wordt betaald en dat integraal deel uitmaakt van de jaarwedde) gestort op basis van de geldelijke anciënniteit. Deze mag bij het brutomaandloon geteld worden om het standaarduurtarief te berekenen.

Door toepassing van de coëfficiënt (1,08) zitten alle overige kosten gelinkt aan het loon (patronale bijdrage, vakantiegeld en eindejaarspremie, woon/werkverkeer, verzekeringen, competentiepremies enz.) vervat in de berekening van het standaarduurtarief.

Het gerapporteerde brutoloon moet overeenkomen met het brutoloon van een voltijdse tewerkstelling. Personen met een deeltijdse tewerkstelling dienen hun voltijds equivalent bruto maandloon te gebruiken: in geval van halftijds contract moet het brutoloon verdubbeld worden, in geval van een 4/5 contract moet het brutoloon vermenigvuldigd worden met 5/4, etc.

Er wordt een maximum standaarduurtarief gehanteerd van 80 EUR/uur. De rapportagetemplate beperkt het standaarduurtarief automatisch tot 80 EUR, in geval dit hoger zou zijn op basis van het brutoloon. 

   b. Referentiemaand

De referentiemaand voor de berekening van het standaarduurtarief is de eerste volledige maand van het jaar waarin de persoon op het project gewerkt heeft. In de meeste gevallen is dit de maand januari, zelfs al is de persoon later dat jaar gestart met werken op het project (maar wel al tewerkgesteld bij uw organisatie). Als de medewerker nog niet tewerkgesteld was bij uw organisatie vooraleer deze op het project begon te werken, moet het brutoloon van de eerste volledige maand van tewerkstelling op het project ingevuld worden (bijv.: voor een medewerker die in dienst treedt op 15/05, dient het brutoloon van de maand juni te worden gebruikt als referentiesalaris).

De berekening van het standaarduurtarief kan jaarlijks geactualiseerd worden. In dat geval moet u de loonfiche van de referentiemaand van het nieuwe jaar bezorgen.

Uitzondering: wanneer uw organisatie een selectieprocedure organiseert voor een functie op het project, en een persoon die al voor uw organisatie werkte geselecteerd wordt, met een nieuw arbeidscontract (Bevorderingsbesluit voor benoemd personeel in de publieke sector), dan kan het brutoloon van de eerste maand van de tewerkstelling op het project ingevuld worden (in plaats van het brutoloon van januari). In dit geval moeten de bewijsstukken met betrekking tot de selectieprocedure in AMBIS worden opgeladen.

2.  Berekening loonkost

a) Algemeen principe

Voor de berekening van de loonkost wordt het percentage vermeld op de affectatienota vermenigvuldigd met de werkelijk gewerkte uren. Zo bekomen we het aantal gewerkte uren op het project, die in aanmerking kunnen komen voor financiering - Onder voorbehoud van eventuele correcties na controle door de beheersautoriteit. (kolom H van de rapportagetemplate). 

Dit aantal gewerkte uren wordt beperkt tot 1.720 in geval van voltijdse tewerkstelling (bij de organisatie en op het project). Een pro rata van 1.720 is van toepassing in geval van deeltijdse tewerkstelling. De rapportagetemplate beperkt het aantal uren automatisch, in geval dit hoger zou zijn dan 1.720.

Dit resultaat wordt vervolgens vermenigvuldigd met het standaarduurtarief om de subsidiabele loonkost per projectmedewerker te bekomen. 

b)    Rapportage

Volgende zaken moeten gerapporteerd worden om de loonkost op het project te kunnen berekenen.

1. Employment % according to employment contract - kolom B

Dit is het percentage van tewerkstelling volgens het arbeidscontract. 

Hier moet geen rekening gehouden worden met tijdelijke deeltijdse tewerkstellingen die niet geformaliseerd werden aan de hand van een aangepast arbeidscontract of avenant.

Voor statutaire ambtenaren is dit percentage standaard 100%.

2. Paid % (see info on salary slip OR individual account) – kolom C

Dit is het percentage van het loon dat effectief werd uitbetaald aan de projectmedewerker. Het kan in geval van afwezigheden ten laste van derden (in geval van deeltijdse verlofstelsels zoals ouderschapsverlof, langdurige ziekte; of wanneer verlof zonder wedde werd opgenomen) afwijken van het tewerkstellingspercentage volgens het arbeidscontract.

Dit percentage is terug te vinden op, of kan berekend worden aan de hand van de maandelijkse loonfiches of individuele rekening. 

Concreet gaat het hier om de tewerkstellingsbreuk (%), hetgeen de facto de verhouding is tussen het aantal effectief betaalde uren enerzijds en het theoretisch aantal betaalde uren in geval van voltijdse tewerkstelling anderzijds. 
 

In geval dat het beptaald percentage verschilt van het percentage volgens het arbeidscontract, moet in kolom J toegelicht worden waarom dit het geval is.

3. Working % on the project according to affectation note – kolom D

Dit is het percentage dat de projectmedewerker op het project geaffecteerd is, zoals bepaald in het affectatiebesluit en zoals aanvaard door de beheersautoriteit. 

In uitzonderlijke gevallen moet dit affectatiepercentage bij de rapportage pro rata gecorrigeerd worden. Dit is het geval wanneer een projectmedewerker:

• reeds in dienst was bij de organisatie, en niet aan het begin, maar in de loop van een maand op het project begint te werken, 

• of niet aan het einde maar in de loop van een maand stopt met werken op het project, en na afloop van de tewerkstelling op het project in dienst blijft bij de organisatie.

In deze gevallen moet dit weerspiegeld worden in het gerapporteerde affectatiepercentage, en dit door voor de betreffende maand de pro rata verhouding te nemen tussen enerzijds ‘het aantal op het project gewerkte dagen sinds de start van de tewerkstelling op het project / tot het einde van de tewerkstelling op het project’ en het ‘totaal aantal gewerkte dagen bij de organisatie’ anderzijds. Dit percentage dient u vervolgens te vermenigvuldigen met het percentage van het affectatiebesluit. 

Voorbeeld 1

Projectmedewerker A is reeds werkzaam bij de organisatie sinds februari 2025. Hij / zij heeft een voltijds contract (100%) Wegens interne organisatorische redenen wordt hij vanaf 24 november 2025 aan 100% op het project geaffecteerd.

Voor de maand november 2025 dient als volgt te worden gerapporteerd:

• November 2025 telt voor een voltijdse medewerker in principe 19 werkdagen (11 november is een officiële feestdag en dient niet te worden meegeteld).

• Indien projectmedewerker A begint met werken op het project met ingang van 24 november 2025, dan werkt hij / zij in de maand november 2025 5 dagen op het project.

• Op een totaal van 19 werkdagen geeft dit een pro rata van 5/19, i.e. 26,32%.

• Het affectatiepercentage bedraagt 100%, hetgeen betekent dat er voor de maand november 2025 26,32% dient te worden gerapporteerd in de rapportagetemplate (26,32%* 100%).

Voorbeeld 2

Projectmedewerker B heeft een voltijds contract (100%) en is aan 100% op het project geaffecteerd. Hij / zij stopt om interne organisatorische redenen met ingang van 24 april 2022 zijn / haar activiteiten op het project, maar blijft vervolgens echter wel in dienst bij de organisatie.

Voor de maand april 2022 dient als volgt te worden gerapporteerd:

• April 2022 telt voor een voltijdse medewerker in principe 20 werkdagen (Paasmaandag is een officiële feestdag en dient niet te worden meegeteld).

• Indien projectmedewerker B stopt met werken met ingang van 24 april 2022, dan werkt hij / zij in de maand april 2022 15 dagen op het project.

• Op een totaal van 20 werkdagen geeft dit een pro rata van 15/20, i.e. 75%.

• Het affectatiepercentage bedraagt 100%, hetgeen betekent dat er voor de maand april 2022 75% dient te worden gerapporteerd in de rapportagetemplate (75%* 100%).

4. Actual working time – kolom E

Dit zijn de uren gepresteerd door de projectmedewerker, ongeacht op het project of andere taken. Deze informatie is terug te vinden op de loonfiche of individuele rekening van de projectmedewerker.

Het gaat enkel om de effectief gewerkte uren!

Uren die betrekking hebben op feestdagen, verlof- of recuperatiedagen mogen hier niet bijgeteld worden! 

Gepresteerde uren tijdens weekend- of feestdagen mogen wel gerapporteerd worden, indien deze vermeld worden op de loonfiche en/of individuele rekening. 

Aandachtspunt: er moet gerapporteerd worden in uren, volgens het formaat 'hh:mm’. 

Indien de informatie over het gewerkt aantal uren niet beschikbaar is, moet het aantal gewerkte dagen omgezet worden in uren. De ‘calculator tool’ op de rapportagetemplate kan hierbij helpen. 

5. Absence time due to illness at charge of the employer – kolom F

Dit zijn de uren dat de projectmedewerker afwezig was wegens ziekte, en waarbij hij / zij betaald werd door de werkgever. Deze informatie is terug te vinden op de loonfiche of individuele rekening van de projectmedewerker.

Afwezigheid wegens ziekte betaald door derden (mutualiteit of andere) mag hier niet gerapporteerd worden. Deze afwezigheden komen immers niet in aanmerking voor EU-financiering. 

Ook hier moet er gerapporteerd worden in uren, volgens het formaat 'hh:mm’. Indien de informatie over het gewerkt aantal uren niet beschikbaar is, moet het aantal gewerkte dagen omgezet worden in uren. De ‘calculator tool’ op de rapportagetemplate kan hierbij helpen. 

6. Comments – kolom J

Hier moet kort toelichting worden gegeven over specifieke situaties: bijvoorbeeld uitleg waarom het betaald percentage afwijkt van het percentage volgens het arbeidscontract, of andere informatie die de gerapporteerde gegevens verduidelijkt. 

c) Bijkomende informatie

• Als een persoon op meerdere AMIF/ISF of BMVI projecten werkt, moet de staff specific section ingevuld worden voor elk afzonderlijk project. In de rapportage ‘staff general section’ moet vermeld worden op welke andere projecten de persoon werkt.

• Voor de maanden voorafgaand, of na de tewerkstelling van een werknemer op een project, moet 0 gezet worden in alle cellen. Dit kan zijn omdat de medewerker nog niet op het project werkte, of het project nog niet gestart was.

3.    Bewijsstukken

Minstens volgende bewijsstukken moeten bezorgd worden samen met de rapportage, en per persoon worden opgeladen in de ‘general section’ in AMBIS.

a)    Arbeidscontract of equivalent;
b)    Affectatiebewijs;
c)    Taakbeschrijving;
d)    Bewijs van het brutoloon van de referentiemaand voor de berekening van het standaarduurtarief;
e)    Bewijs van effectieve uitbetaling van het brutoloon van de referentiemaand voor de berekening van het standaarduurtarief;
f)    Bewijs van de werkelijk gewerkte uren (op basis van individuele rekening of equivalent) ;
g)    Bewijs van de realiteit van de prestaties op het project.

Indien nodig (bij twijfel over de correctheid) kan de beheersautoriteit bijkomende informatie of bewijsstukken opvragen die de gerapporteerde gegevens staven (loonfiches, individuele rekening, …). Deze moeten niet standaard opgeladen worden in AMBIS.  

PDF downloaden

Eén van de zaken die tijdens de operationele controle worden besproken en gecontroleerd, zijn de indicatoren van het project (output- & resultaatindicatoren en specifieke indicatoren).

Elke indicator behoort tot één van de volgende 3 categorieën. Deze bepalen de manier waarop gerapporteerd moet worden, en welke bewijsstukken moeten worden bijgehouden. 

Het betreft een Belgische classificatie, die niet opgelegd werd door de Europese Commissie:

• Primaire doelgroep: onderdanen van derde landen die voor, na of tijdens hun verblijf in de EU worden bijgestaan (juridische bijstand, taaltraining, ondersteuning vóór vertrek, ...). Bv. AMIF SO4 "Number of participants who received pre-departure support".
• Secundaire doelgroep: professionals die bv. een opleiding volgen om hun kennis met betrekking tot de domeinen van de Fondsen (asiel, terugkeer, ...) te verbeteren. Bv. ISF SO1 "Number of participants in training activities".
• Overige: alle indicatoren die geen betrekking hebben op personen (gecreëerde plaatsen, geïnstalleerde IT-systemen, enz.). Bv. ISF SO3 "Number of equipment items purchased".

Hieronder een aantal voorbeeldvragen die tijdens een operationele controle kunnen worden gesteld, afhankelijk van de categorie van de indicator:

Indicatoren van de primaire doelgroep:

• Aan welke activiteiten zijn de indicatoren gelinkt?
• Hoe worden de lijsten van de primaire doelgroep opgesteld om fouten (dubbels, onjuiste data, ...) te voorkomen?
• Over welke bewijzen van het statuut van de deelnemers beschikt de eindbegunstigde?
• Over welke bewijzen van de deelname aan het project beschikt de eindbegunstigde?
• Hoe wordt het resultaat gemeten als een outputindicator gelinkt is aan een resultaatindicator?
• Over welke bewijzen van de resultaten beschikt de eindbegunstigde (of zal hij beschikken)?
• ...

De beheersautoriteit verifieert vervolgens de bewijsstukken van één of meerdere personen van de deelnemerslijst van de primaire doelgroep, en gaat na hoe de bewijsstukken worden geklasseerd.

Indicatoren van de secundaire doelgroep:

• Aan welke activiteiten zijn de indicatoren gelinkt?
• Hoe worden de lijsten van de secundaire doelgroep opgesteld om fouten (dubbels, onjuiste data, ...) te voorkomen?
• Over welke bewijzen van de deelname aan het project beschikt de eindbegunstigde?
• Hoe wordt het resultaat gemeten als een outputindicator gelinkt is aan een resultaatindicator?
• Over welke bewijzen van de resultaten beschikt de eindbegunstigde (of zal hij beschikken)?
• ...

De beheersautoriteit verifieert vervolgens de bewijsstukken van één of meerdere personen van de deelnemerslijst van de secundaire doelgroep, en gaat na hoe de bewijsstukken worden geklasseerd.

Indicatoren die geen betrekking hebben op personen:

• Aan welke activiteiten zijn de indicatoren gelinkt?
• Hoe worden deze indicatoren geteld?
• Hoe kan de link met het project worden bewezen?
• ...

De beheersautoriteit verifieert vervolgens de bewijsstukken voor een of meerdere gerapporteerde items en gaat na hoe de bewijsstukken worden geklasseerd.

PDF downloaden

1. Tussentijdse betalingen of voorschotten

Tussentijdse voorschotten kunnen uitbetaald worden van zodra het ministerieel besluit werd ondertekend (voor berekening v/h bedrag, zie onderstaande eerste voorbeeld). 

Voorbeeld 1

• Eindbegunstigde is Fedcompartner: Project A loopt gedurende 2 jaar. Het budget op basis van het ministerieel besluit bedraagt 100.000 euro, het subsidiepercentage bedraagt 75% (75.000 euro). We veronderstellen dat er 4 financiële rapportages kunnen plaatsvinden en in totaal 100% aan voorschotten mag uitbetaald worden. 
• Het bedrag van het eerste en de daaropvolgende voorschotten komt dan neer op: 25%*75.000 euro= 18.750 euro.
• Eindbegunstigde is niet-Fedcompartner: idem maar slechts 80% aan voorschotten mag uitbetaald worden: 20%*75.000 euro=15.000 euro.

Opmerking: Indien de omspannen periode van startdatum project tot de eerste cutoff datum korter is dan zes maanden, worden de voorschotten pro rata de verstreken periode tot de volgende cutoff datum berekend.

Indien we het voorbeeld van hierboven hernemen: Het project start niet op 1 januari, maar op 1 mei. De cut off datums zijn 1 januari en 1 juli van elk kalenderjaar. De eerste omspannen periode bedraagt dan 2 maanden, de volgende periodes 6 maanden. De duur van het project bedraagt 20 maanden.

• Het bedrag van het eerste voorschot komt dan neer op: 

2/20*75.000 euro= 7.500 euro.

Het bedrag van de drie volgende voorschotten (i.e. omspannen periode is telkens 6 maanden) bedraagt dan telkens:

6/20*75.000 euro= 22.500 euro

• Eindbegunstigde is niet-Fedcompartner: idem maar slechts 80% aan voorschotten mag uitbetaald worden: 2/20*80%*75.000 euro= 6.000 euro.

Het bedrag van de drie volgende voorschotten bedraagt dan:

6/20*80%*75.000 euro= 18.000 euro

Na uitbetaling van het 1^ste voorschot kan overgegaan worden tot betaling van een volgend voorschot op basis van de gerapporteerde kosten, indien deze voldoende hoog zijn in verhouding tot de voorschotten die reeds uitbetaald werden. 

Voor onvoorziene tussentijdse uitgaven, kan u een manuele “vooruitbetaling” aanvragen. Indien de Beheersautoriteit dit aanvaardt, wordt dit bedrag uitbetaald. U dient er wel rekening mee te houden dat de volgende voorschotten op basis hiervan worden verminderd (zie onderstaande tweede voorbeeld).  

Voorbeeld 2

Idem als voorbeeld 1, maar een manuele vooruitbetaling wordt aangevraagd door de eindbegunstigde tussen de eerste en tweede schijf: 

Il est possible qu'en cours de projet, vous deviez modifier la durée de celui-ci ou son budget. Vu que cela aura un impact sur les avances à verser, il est important de le signaler à l’Autorité de gestion en temps voulu via une demande de modification. 

2. Andere aandachtspunten: 

Het is mogelijk dat u in de loop van het project de duur van het project of het projectbudget wenst te wijzigen. Aangezien dit een invloed heeft op de te betalen voorschotten, is het belangrijk om dit tijdig te melden aan de Beheersautoriteit via een wijzigingsaanvraag. 

3. Bepaling van het finale saldo

De bepaling van het eindsaldo gebeurt na afronding van de finale financiële controle. Tijdens de finale financiële controle worden de aanvaarde subsidiabele kosten bepaald. Vervolgens wordt op basis hiervan het finale subsidiebedrag berekend. Op basis van het verschil tussen het finale subsidiebedrag en de reeds ontvangen subsidie (of uitbetaalde voorschotten), bepaalt de Beheersautoriteit het resterende nog uit te betalen saldo. De eindbegunstigde ontvangt daarop een e-mail met de bepaling van het eindsaldo. 

De mogelijke opties zijn:

• Positief saldo: het nog te ontvangen subsidiebedrag wordt uitbetaald aan de eindbegunstigde door de Beheersautoriteit.

• Negatief saldo: de eindbegunstigde kan kiezen om het openstaande saldo direct terug te betalen aan de Beheersautoriteit of dit te laten compenseren met een volgende betaling aan een ander lopend project (zie derde voorbeeld). 

• Nul saldo: noch de eindbegunstigde, noch de Beheersautoriteit dient een betaling uit te voeren.

Voorbeeld 3

Idem als voorbeeld 1, maar bij opstart is er nog een negatief saldo van een vorig project van deze eindbegunstigde:

PDF downloaden

Wat dient u te doen ?

1. Publiceer op uw website en/of sociale-mediasites een korte beschrijving van uw project, het doel en de resultaten ervan, met vermelding van de financiële steun van de EU.

2. Plaats een zichtbare vermelding van de EU-steun op alle documenten en/of communicatiemateriaal over uw project die voor het publiek of deelnemers aan het project bestemd zijn (e-mails, website, folders…)

Twee mogelijke vermeldingen: 

‘Gefinancierd door de Europese Unie’
‘Medegefinancierd door de Europese Unie’
 

3. Plaats permanente en voor het publiek zichtbare borden of affiches met het EU-embleem van zodra een project materiële investeringen omvat of de aankoop van de aangekochte apparatuur is geïnstalleerd (overeenkomstig de in bijlage IX van de verordening uiteengezette kenmerken). 

4. Hang minstens één A3-poster op (of gelijkwaardig elektronisch display) met informatie over het project en de EU-steun op een voor het publiek duidelijk zichtbare plaats. 

5. Voor projecten met een totale kostprijs van meer dan 10.000.000 euro: organiseer een informatiesessie, waarbij de Europese Commissie en de beheersautoriteit betrokken zijn.

Om u te helpen bij deze publiciteitsverplichtingen heeft de Commissie u een online tool ter beschikking gesteld om automatisch posters (A3, A2, A1 en A0), billboards en plaquettes te genereren (link: online generator).

Bovendien raden wij u ten zeerste aan om de webpagina ‘communicatie en zichtbaarheid’ van de Europese Commissie te raadplegen. Op deze webpagina wordt belangrijke informatie en advies over communicatie gebundeld. Zo kan u de zichtbaarheid van uw project en de EU vergroten. 

Het gebruik van het Europees embleem is het belangrijkste middel om op visuele wijze aan te geven dat uw project door de EU is gefinancierd. De juiste en zichtbare weergave van het EU-embleem met een korte verklaring van de EU-steun is een belangrijke verplichting. De Commissie heeft een pagina beschikbaar gesteld waar de EU-logo's kunnen worden gedownload (link :  logos_downloadcenter) en heeft een gids over EU-financiering voor de begunstigden gepubliceerd, nl. ‘Het gebruik van het EU-logo in het kader van EU-programma’s 2021-2027’. Deze bevat informatie over de plaatsing van het EU-embleem en de financieringsverklaring, alsook enkele voorbeelden. 

Wij herinneren u eraan dat communicatie over de steun die u van de EU ontvangt, nu wettelijk verplicht is. De beheersautoriteit zal uw activiteiten in dit verband controleren. Bij niet-naleving van deze verplichtingen kan de beheersautoriteit maatregelen nemen en kan tot 3% van de EU-steun aan het betrokken project worden geschrapt.

=> Alle justificaties betreffende de publiciteit van de EU-financiering zijn te downloaden in AMBIS:  Projectdashboard / Publicity&documents..

Voor vragen kunt u contact opnemen met Natasha Cattelain (natasha.cattelain@ibz.be).

Wij danken u voor uw medewerking.

PDF downloaden