Fiches pratiques

Les règles d'éligibilité pour AMIF, ISF et BMVI sont répertoriées dans le cadre de la période de programmation 2021-2027. Contrairement à la période de programmation précédente, ces règles ne sont pas à retrouver dans un document distinct, mais bien systématiquement dans le texte de chaque appel à projets. Les règles peuvent évidemment différer en fonction des appels, et peuvent également différer de celles présentées ci-dessous. 

Pour chaque appel à projets, l'Autorité de gestion déterminera si ce sont uniquement les coûts salariaux du personnel du projet qui peuvent être soumis (accompagnés d'un montant forfaitaire pour les autres coûts), ou si d'autres coûts directs peuvent également être considérés comme éligibles. L'Autorité de gestion peut également laisser le choix au promoteur du projet entre les deux options, ce dernier doit alors sélectionner dans AMIBIS celle souhaitée. 

1. Dispositions générales

Elles s'appliquent à tous les projets, quelle que soit l'option choisie : 

1. Tout bénéficiaire final du fonds AMIF-ISF-BMVI, même ceux qui ne répondent pas à la définition de l'art. 2, 1° de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, fournitures et services, est soumis à la législation nationale et à la réglementation européenne sur les marchés publics. 
2. Tous les coûts doivent refléter la politique habituelle des coûts de l'organisation. 

2. Coûts salariaux

Dispositions générales 

1. Un taux horaire standard est d’application pour le personnel interne (du bénéficiaire final ou d'un partenaire du projet) lié par un contrat de travail. 

2. Le taux horaire standard est généralement calculé sur la base du salaire mensuel brut du mois de janvier de l'année civile au cours de laquelle les prestations de travail sont effectuées pour le projet. Pour les collaborateurs ne travaillant pas encore en janvier, le salaire mensuel brut du premier mois complet d’affectation est utilisé. 

3. La formule suivante est appliquée : taux horaire = salaire mensuel brut * 1,08/100. 

4. Pour le calcul des coûts salariaux, le nombre d'heures travaillées est multiplié par ce taux horaire. 

Dispositions spécifiques 

1. Le salaire mensuel brut utilisé pour le calcul du taux horaire standard doit refléter la politique salariale habituelle de l'organisation. Les pièces justificatives nécessaires doivent être soumises à l'Autorité de gestion. Celle-ci peut demander des pièces justificatives supplémentaires (informations salariales d'autres mois, calcul individuel ou d’autres éléments) pour vérification.
2. Un taux horaire standard maximum de 80 EUR/heure est utilisé.
3. Les personnes ayant un contrat à temps partiel doivent utiliser leur salaire mensuel brut équivalent temps plein pour le calcul de leur taux horaire.
4. Dans le cas où des personnes ont plusieurs contrats de travail, la base de calcul est la somme des salaires mensuels bruts de tous les contrats, sauf si les activités dans le cadre du projet ne concernent qu'un seul contrat de travail spécifique.
5. Le taux horaire s'applique au moins pour l'année civile au cours de laquelle le taux horaire est déterminé. Le taux horaire peut être réactualisé pour l'année civile suivante à la demande du bénéficiaire final.
6. Un maximum de 1.720 heures peut être introduit sur une base annuelle pour un équivalent temps plein.
7. Lors du calcul du taux horaire, les subventions salariales ou autres revenus liés au salaire ne sont pas pris en compte. Ils doivent être rapportés en tant que revenus liés au projet. 

Pièces justificatives requises :

1. Contrat de travail ou équivalent.
2. Décision d'affectation.
3. Description de fonction.
4. Preuve du salaire brut du mois de janvier / premier mois complet d’affectation.
5. Preuve des heures prestées sur le projet.

À partir du moment où uniquement les coûts salariaux peuvent être introduits, en plus du total de ceux-ci, un forfait de maximum 40% pour tous les autres coûts (directs et indirects) peut être introduit. Le pourcentage exact de ce forfait sera déterminé par appel. Dans ce cas, aucun coût indirect ne peut être soumis (cf. 4, coûts indirects).

 3. Autres coûts directs

Informations générales

1. Le montant minimum pour les autres coûts directs est de 1.000,00€ par coût individuel. Les coûts inférieurs à ce montant seront considérés comme inéligibles.
2. Les coûts doivent être réalisés par le bénéficiaire final ou le partenaire du projet.
3. Les coûts doivent être raisonnables et conformes aux principes de bonne gestion financière, notamment au niveau du rapport qualité-prix et du rapport coût-efficacité.
4. Les coûts doivent être réalisés dans le cadre de la mise en oeuvre du projet, et le lien avec celui-ci doit être démontré pour chaque coût.
5. Les coûts doivent être effectués pendant la durée du projet (les paiements peuvent être réalisés jusqu'à 3 mois après la fin du projet).
6. Une facture ou l'équivalent doit être soumise pour tous les frais et une preuve de paiement doit être disponible. Ceci ne s'applique pas aux amortissements.
7. Tous les coûts doivent être enregistrés dans la comptabilité du bénéficiaire final. 

Informations spécifiques

1. La TVA est éligible sous les conditions suivantes :

• pour les projets spécifiques dont les coûts totaux sont inférieurs à 5.000.000,00€ (TVA incluse);
• pour des projets spécifiques, dont le coût total s'élève à un minimum de 5.000.000,00€ (TVA incluse) si une récupération n’est pas possible en vertu de la législation nationale en matière de TVA ;

2. Les achats de biens meubles de plus de 5.000,00 € par unité qui ne sont pas introduits via un amortissement doivent être effectués au moins 3 mois avant la fin du projet (sauf approbation préalable de l'Autorité de gestion). L'achat initial de ce matériel ne peut pas avoir été financé par un financement de l'Union européenne.
3. Lorsque l'achat ou la location d'un bien immobilier est introduit, le bien immobilier ne peut pas avoir été (auparavant) acheté par le biais d'un financement de l'Union européenne.
4. Pour les coûts du groupe cible, il doit être démontré qu’il s’agit bien d’un groupe cible tel que décrit dans la législation européenne (Règlement (UE) 2021/1147 du Parlement européen et du Conseil du 7 juillet 2021 établissant le Fonds Asile, Migration et Intégration), et les pièces justificatives (reçus) démontrant que les personnes ont bien été aidées doivent être conservées.
5. Les prestations fournies par un sous-traitant doivent faire l'objet d'une facturation détaillée indiquant : le nom du prestataire, la date de réalisation, la nature des prestations et, le cas échéant, le nombre d'heures travaillées. Le lien avec le projet doit être clairement démontré. La procédure d'appel d'offres complète doit être documentée et sera demandée lors de l'inspection.
6. Les frais de voyage et de séjour et assurances pour le personnel travaillant sur le projet ne sont pas éligibles.
7. Les limites suivantes s'appliquent :
   a) 125,00€ de l'heure pour le personnel externe en sous-traitance
   b) Pour les indemnités de séjour pour les missions dans les pays tiers, les plafonds fixés par le SPF Affaires étrangères sont d’application (catégorie 1 de Arrêté ministériel portant établissement d'indemnités de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales).
   c) Les indemnités de séjour lors d’envois de ressortissants de pays tiers vers la Belgique sont limitées aux montants des perdiems publiés par la Commission européenne, à consulter sur le site Internet de la DG Development and Cooperation.

4. Coûts indirects

Lorsque des coûts salariaux et/ou d'autres coûts directs sont introduits, un montant forfaitaire pour les coûts indirects peut être soumis : d'un maximum de 7% du total des coûts directs, ou 15% des coûts salariaux.
Si un forfait est déjà attribué en plus des coûts salariaux pour les autres coûts (in)directs, aucun coût indirect ne peut être introduit.

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Un projet peut contenir 2 types d’indicateurs : 

a) Les indicateurs de réalisation et de résultat sont définis par la Commission (COM), rapportés à l’Autorité de gestion (AG) et à la COM. Ils sont choisis dans la liste préétablie. Ils sont divisés en :

- indicateurs de réalisation (output) : permettent de mesurer les éléments livrables d’un projet 

⇢ ils peuvent avoir des sous-indicateurs qui apportent plus de précisions 

⇢ ils concernent :

• groupe cible primaire (ressortissants des pays tiers assistés dans le cadre du projet) ou
• groupe cible secondaire (professionnels qui participent, p.ex., à une formation dans le cadre du projet) ou
• autres

- indicateurs de résultat (result) : permettent de mesurer les effets des interventions soutenues

⇢ ils peuvent avoir des sous-indicateurs qui apportent plus de précisions

⇢ ils concernent :

• groupe cible primaire (ressortissants des pays tiers assistés dans le cadre du projet) ou
• groupe cible secondaire (professionnels qui participent, p.ex., à une formation dans le cadre du projet) ou
• autres

b) Les indicateurs spécifiques sont rapportés à l’AG. Ils sont spécifiques à chaque projet et librement choisis par le soumissionnaire. 

1. Indicateurs de réalisation et de résultat : 

Dans un projet, il n’est possible de choisir que des indicateurs qui relèvent de l’objectif spécifique (SO) du projet. Si un projet relève de plusieurs SO, le SO le plus relevant doit être choisi et uniquement les indicateurs de cet SO peuvent être sélectionnés. Ainsi, si un appel à projets concerne un SO particulier, seulement les indicateurs de cet SO pourront être sélectionnés. 

Pour pouvoir être sélectionné, un indicateur doit être lié à des activités menées dans le cadre du projet et financées par le projet¹. Le lien entre cet indicateur, les activités et le financement devra être justifié lors du rapportage et sera analysé par l’AG lors des contrôles. Si les activités réalisées dans le cadre d’un projet correspondent à plusieurs indicateurs de réalisation ou de résultat (du même SO), tous les indicateurs concernés doivent être sélectionnés. Si aucun indicateur du SO concerné ne correspond aux activités du projet, ce projet n’aura pas d’indicateur de réalisation ni de résultat. 

La définition de tous les indicateurs, avec des annotations de l’AG, peut être retrouvée dans la note de COM (réf. ARES(2021)7580139 – 08/12/2021) sur AMBIS et sur le site web de l’AG. 

Les indicateurs sont divisés en indicateurs de réalisation (output) et indicateurs de résultat (result). Lorsque vous sélectionnez un indicateur, vous devez faire attention à la structure et aux liens entre cet indicateur et les autres. En effet, certains indicateurs output et result sont liés automatiquement entre eux et certains indicateurs ont une sous-division (des sous-indicateurs). Cette structure et ces liens ne peuvent pas être modifiés.

Ainsi : 

Certains indicateurs output ont un ou plusieurs indicateurs result associés automatiquement. Lorsqu’un tel indicateur output est sélectionné dans un projet, l’indicateur result apparaîtra automatiquement dans la fiche. Il doit être également complété. Un indicateur result lié à un indicateur output ne pourra pas être choisi tout seul mais uniquement avec son indicateur output. Si vous choisissez, p.ex., BMVI SO2, l’indicateur output "The number of items of infrastructure maintained/repaired", l’indicateur result y associé "The number of new/upgraded consulates outside the Schengen area:" apparaîtra aussi. Vous ne pourrez pas le supprimer. 

Plusieurs indicateurs output peuvent avoir le même indicateur result associé. Dès lors, chacun de ces indicateurs output aura ce même indicateur result associé. Ce dernier apparaîtra donc autant de fois que d’indicateurs output associés. Il devra être complété à chaque fois avec des informations en rapport avec l’indicateur output auquel il se rapporte. 

Ex. BMVI SO1: 

Output indicator 1 : The number of maritime transport means purchased 

⇢ Result indicator 1 : The number of items of equipment registered in the technical equipment pool of the European Border and Coast Guard Agency (nombre en rapport avec les moyens de transport maritimes) 

⇢ Result indicator 2 : The number of items of equipment put at the disposal of the European Border and Coast Guard Agency (nombre en rapport avec les moyens de transport maritimes) 

Output indicator 2 : The number of land transport means purchased 

⇢ Result indicator 1 : The number of items of equipment registered in the technical equipment pool of the European Border and Coast Guard Agency (nombre en rapport avec les moyens de transport terrestres) 

⇢ Result indicator 2 : The number of items of equipment put at the disposal of the European Border and Coast Guard Agency (nombre en rapport avec les moyens de transport terrestres) 

Cette association entre les indicateurs output et les indicateurs result peut être de 2 types : 

• Les personnes/postes concerné(e)s se retrouvent sous l’indicateur output et sous l’indicateur result. Un lien clair existe entre les 2 indicateurs car l’indicateur result forme une partie ou la totalité de l’indicateur output. Si un(e) personne/poste n’a pas été rapporté(e) sous l’indicateur output, elle/il ne pourra pas être rapporté(e) sous l’indicateur result. Le nombre rapporté sous l’indicateur result ne pourra pas dépasser l’indicateur output. Ex. AMIF SO2 "Number of participants supported, separately specifying:" (output) et “Number of participants who report that the activity was helpful for their integration” (result). Uniquement les participants rapportés sous output pourront être rapportés sous result.
• Les personnes/postes concerné(e)s ne sont pas les mêmes dans les indicateurs output et result associés. Les réalisations du projet sont censées conduire à un certain résultat sans qu’il s’agisse des mêmes personnes/postes. Ex. ISF SO2 "Number of cross-border operations, separately specifying:" (output) et “The estimated value of assets frozen in the context of cross-border operations” (result). L’indicateur output concerne le nombre d’opérations et l’indicateur result le nombre d’avoirs gelés. La valeur de l’indicateur result peut dépasser celle de l'output. 

D’autres indicateurs output n’ont pas d’indicateur result associé (= pas d’indicateur de résultat qui y est automatiquement lié), ex., AMIF SO3, "Number of participants in training activities". 

Certains indicateurs result ne sont associés à aucun indicateur output et peuvent être sélectionnés séparément lors de l’introduction du projet. Ex., ISF SO1, “Number of administrative units that have set up new, or adapted existing, information exchange mechanisms/procedures/tools/guidance for exchange of information with other Member States/Union bodies, offices or agencies/third countries/international organisations”. 

Certains indicateurs ont des sous-indicateurs qui permettent d’apporter des informations supplémentaires. Cette division existe aussi bien pour des indicateurs output que pour les indicateurs result. Les sous-indicateurs n’apparaissent pas dans la fiche de projet mais apparaîtront automatiquement lors du rapportage. Ainsi, si vous choisissez, p.ex., AMIF SO2, l’indicateur de réalisation « Number of participants supported, separately specifying : », vous ne devrez indiquer vos objectifs dans la fiche de projet que pour cet indicateur. Par contre, lors du rapportage, les 3 sous-indicateurs liés ("the number of participants in a language course”, “ the number of participants in a civic orientation course” et “the number of participants who received personal professional guidance”) apparaîtront et vous devrez rapporter les nombres pour ces 3 sous-indicateurs aussi. Il est essentiel de savoir, dès l’introduction du projet, si les indicateurs choisis ont ou non des sous-indicateurs. 

Par ailleurs, l’AG a classé les indicateurs output et result en 3 catégories qui déterminent la manière de rapporter et les documents de preuve qui doivent être soumis. Il s’agit d’une classification interne belge qui n’est pas définie par COM : 

• Groupe cible primaire : il couvre des ressortissants des pays tiers qui sont assistés avant, après ou pendant leur séjour dans l’UE (assistance légale, formations en langue, soutien pré-départ, …). Ex. AMIF SO4 “Number of participants who received pre-departure support”.
• Groupe cible secondaire : il couvre les professionnels qui suivent, p.ex., une formation qui leur permet d’améliorer leurs qualifications dans le domaine concerné (asile, retour, …). Ex. ISF SO1 "Number of participants in training activities".
• Autres : tous les indicateurs qui ne concernent pas les personnes (places créées, systèmes IT installés, …). Ex. ISF SO3 "Number of equipment items purchased". 

Chaque indicateur fait partie d’une de ces 3 catégories. 

Un tableau reprenant tous les indicateurs avec les sous-indicateurs et les indicateurs de résultat associés ainsi que les catégories auxquelles ils appartiennent peut être trouvé dans AMBIS et sur le site web de l’AG. 

Dans la fiche de projet, il vous est demandé de préciser pour chaque indicateur et pour toute la durée du projet : 

• L’indicateur output et/ou result : uniquement l’indicateur principal sera sélectionné dans le menu déroulant. Si des sous-indicateurs y sont associés, ils n’apparaîtront pas à ce stade-ci mais au stade du rapportage. Si un ou plusieurs indicateurs result sont associés à un indicateur output, ils apparaîtront automatiquement et devront être complétés (les sous-indicateurs result apparaîtront seulement lors du rapportage). Ils ne peuvent être supprimés que si l’indicateur output est supprimé.
• L’activité à laquelle l’indicateur est lié. Si l’activité concerne le groupe cible primaire ou secondaire, cela devra être mentionné.
• Les résultats qualitatifs : description des améliorations qui seront apportées par l’activité.
• Les résultats quantitatifs : résultats chiffrés attendus. Il s’agit du nombre global sans ventilation par genre et âge.
• Les outils et sources pour mesurer et contrôler les résultats. 

2. Indicateurs spécifiques : 

Ils sont spécifiques à chaque projet et librement choisis par le soumissionnaire. Ils sont rapportés à l’AG mais pas à la COM. Il n’y a pas d’obligation d’ajouter des indicateurs spécifiques si un projet a déjà un ou plusieurs indicateurs output et/ou result. Par contre, s’il n’y a aucun indicateur output ni result qui correspond aux activités mises en oeuvre, le projet devra avoir au moins un indicateur spécifique (maximum 10 indicateurs spécifiques). Tout comme les indicateurs output et result, les indicateurs spécifiques doivent être liés à des activités menées dans le cadre du projet et financées par le projet. Le lien entre cet indicateur, les activités et le financement devra être justifié lors du rapportage et sera analysé par l’AG lors des contrôles. Si un indicateur est déjà inscrit sous les indicateurs output et result, il ne doit pas être recopié sous les indicateurs spécifiques. 

Dans la fiche de projet, il est demandé de préciser pour chaque indicateur spécifique et pour toute la durée du projet :

• L’activité à laquelle l’indicateur est lié.
• Les résultats qualitatifs : description des améliorations apportées par l’activité.
• Les résultats quantitatifs : résultats chiffrés.
• Les outils et sources pour mesurer et contrôler les résultats.
   

1 Sauf 4 exceptions dans BMVI (voir note de COM (réf. ARES(2021)7580139 – 08/12/2021))

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Comment établir le budget d'un projet ?

Il existe deux options possibles pour élaborer le budget d’un projet dans AMBIS :

1. Coûts salariaux + forfait;

2. Coûts salariaux + autres coûts directs + coûts indirects.

Soit l’Autorité de gestion détermine elle-même l’option à utiliser dans le cadre d’un appel à projets, soit le choix est laissé entre les mains du promoteur du projet. Dans le second cas, ce dernier choisit dans sa proposition de projet l'option à laquelle il souhaite recourir.

A. Calcul des coûts salariaux pour le personnel du projet

Nous allons travailler avec un taux horaire standard pour le personnel interne (du bénéficiaire final ou d'un partenaire du projet) lié par un contrat de travail. Dans la pratique, voici comment cela va s’organiser:

1. Dans AMBIS, le salaire mensuel brut du collaborateur sur projet doit être introduit ! 

Le taux horaire standard est calculé sur la base du salaire mensuel brut du mois de janvier de l'année civile durant laquelle des prestations sont effectuées pour le projet. Concernant les salariés qui n’étaient pas encore en service au mois de janvier, le salaire mensuel brut du premier mois complet d’affectation est utilisé. 

La formule suivante est appliquée : taux horaire = salaire mensuel brut * 1,08/100. 

Vu l'application de ce coefficient, tous les autres frais liés au salaire (contribution patronale, pécule de vacances, prime de fin d'année, déplacements domicile-travail, assurances, primes (de compétence),…) sont compris dans le calcul du taux horaire standard. Les personnes ayant un contrat à temps partiel doivent utiliser leur salaire mensuel brut équivalent temps plein afin de calculer leur taux horaire.

2. Dans AMBIS, le % de temps de travail sur le projet doit être introduit. 

Pour les personnes travaillant à temps plein sur le projet, le taux horaire standard sera multiplié par 1720 (nombre maximum d'heures à introduire pour un temps plein) afin de calculer le coût salarial sur une base annuelle. 

Pour les personnes qui ne travaillent pas à temps plein sur le projet, ce nombre maximum d'heures sera fixé sur la base du % sur le projet (1720 * % sur le projet).

B. Option 1: Salaire du personnel sur le projet + forfait

Avec l'option 1, ce sont exclusivement les coûts salariaux du personnel du projet qui sont enregistrés et ce, sur la base du calcul du taux horaire standard décrit ci-dessus (voir point A.). 

À côté de cela, un forfait (de maximum 40%, mais le pourcentage exact sera déterminé par appel à projets) pour les autres coûts directs et indirects sera attribué.

Exemple 1 :

La durée du projet est de 1 an et le forfait autorisé pour les autres coûts s’élève à 40%.
3 collaborateurs travaillent sur le projet:

• La personne A a un salaire brut de 2.000 EUR et travaillera à 100 % sur le projet ;
• La personne B a un salaire brut de 2.800 EUR et travaillera à 80 % sur le projet ;
• La personne C a un salaire brut de 1.100 EUR (contrat à mi-temps) et travaillera à 30 % sur le projet (ce pourcentage est calculé sur la base d'un emploi à temps plein).

1) Calcul du taux horaire:

• Personne A = 2.000 * (1,08/100) = 21,60 EUR
• Personne B = 2.800 * (1.08/100) = 30,24 EUR
• Personne C = (1.100*2) * (1.08/100) = 23,76 EUR

2) Calcul des coûts salariaux totaux sur une base annuelle de 1720 heures

• Personne A: 21,6 * 1.720 = 37.152 EUR
• Personne B: 30,24 * (1.720 * 80%) = 41.610,24 EUR

• Personne C: 23,76 * (1720 * 30%) = 12.260,16 EUR

  Coût salarial total = 91.022,40 EUR

3) Calcul du forfait de 40%:

91.022,40 EUR * 40% = 36.408,96 EUR

4) Calcul du budget total du projet :

= Coût salarial total + forfait pour d’autres coûts : 91.022,40 EUR + 36.408,96 EUR = 127.431,36 EUR

C. Option 2: Coûts salariaux du personnel + autres coûts directs + coûts indirects

Trois sortes de coûts peuvent être introduits :

1. Coûts salariaux du personnel du projet: calcul sur base du taux horaire standard (cf. ci-dessus, point A.)

2. Autres coûts directs :

• Le montant minimum par coût individuel sera déterminé par appel ;

• Une description claire est nécessaire : le lien avec le projet doit être démontré !

3. Coûts indirects:

• Soit maximum 15% des coûts salariaux ;

• Soit maximum 7% de tous les coûts (coûts salariaux + autres coûts directs).

Ce n’est pas une obligation d’enregistrer les trois types de coûts, il est également possible de n’en saisir que 1 ou 2 (par exemple uniquement les ‘autres coûts directs’ + les ‘coûts indirects’).

Exemple 2 :

La durée du projet est de 3 ans et l'option budgétaire 2 est d’application. Le montant minimum pour les autres coûts est de 1.000 EUR par coût individuel.

L'objectif du projet est le développement d'une application IT. Aucun coût salarial n'est prévu dans le projet.

1. Autres coûts directs :
   Le coût du développement est estimé à 300.000 EUR, une facture de 100.000 EUR sera facturée annuellement par le sous-traitant.

Total des autres coûts directs = 3 * 100.000 EUR = 300.000 EUR

2. Coûts indirects :

7% sur les autres coûts directs = 300.000 EUR * 7% = 21.000 EUR

3. Budget total du projet :

= 300.000 + 21.000 = 321.000 EUR

Exemple 3 :

La durée du projet est de 1 ans et l'option budgétaire 2 est d’application. Le montant minimum pour les autres coûts est de 1.000 EUR par coût individuel.

1. Coûts salariaux :

Trois collaborateurs travaillent sur le projet, le coût salarial total est de 91.022,40 EUR (cf. calcul dans l'exemple 1)

2. Autres coûts directs :

L’achat de 3 ordinateurs portables sécurisés est prévu à un prix unitaire de 3.000 EUR. Ils seront utilisés exclusivement pour le projet.

Total des autres coûts directs = 3*3000 EUR = 9.000 EUR

3. Coûts indirects :

Soit 15% sur les coûts salariaux = 91.022,4 EUR * 15% = 13.653,36 EUR

Soit 7% sur tous les coûts (salaires + autres coûts directs) = (91.022,40 EUR + 9.000 EUR) * 7% = 7.001,57 EUR

4. Budget total du projet :

Si vous choisissez les coûts indirects calculés sur les coûts salariaux :

= 91.022,40 + 9.000 + 13.653,36 = 113.675,80 EUR

Si vous choisissez les coûts indirects calculés sur les coûts directs :

= 91.022,40 + 9.000 + 7.001,57 = 107.023,97 EUR

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Après qu'un appel à projets ouvert dans un domaine AMIF, ISF ou BMVI ait été publié au Moniteur belge et sur le site internet de l'autorité de gestion, les bénéficiaires potentiels enregistrés dans AMBIS pour ce domaine en sont informés. Le délai pour soumettre un appel à projets est d’au moins un mois. Après la date limite de soumission, la procédure de sélection commence. La procédure de sélection comprend les étapes suivantes : 

1. Analyse en 2 étapes 

a) Prise en considération des projets (par le service des fonds européens) : 

Permet de prendre en considération un projet pour effectuer une analyse plus approfondie. Les critères de prise en considération sont mentionnés dans chaque appel à projets, comme décrit dans l’appel en tant que tel. Ils portent au moins sur les éléments suivants : 

• Respect du groupe cible stipulé par l’appel
• Respect des objectifs de l’appel. 

Le non-respect de l'un de ces critères entraine la non-prise en considération du projet, sans aucune analyse ultérieure.

b) Analyse sur le fond : 

Cette analyse porte sur 5 volets et est calculée sur 100 points.

1. Qualité du projet (24) 

• les activités proposées rentrent-elles dans les objectifs du programme national ? (3)
• les activités proposées permettent-elles d’atteindre les objectifs de l’objectif spécifique? (3)
• les résultats sont-ils clairement précisés? (6)
• les indicateurs et les sources de vérification des résultats sont suffisamment objectifs et contrôlables pour pouvoir évaluer l’efficience et l’efficacité du projet ? (6)
• l’enregistrement du groupe cible est-il objectif ? (3)
• les résultats du projet sont-ils durables ? (3) 

2. Budget (10) 

• les différentes dépenses sont-elles clairement expliquées et suffisamment détaillées ? (10) 

3. Efficience du projet (10) 

• le projet est-il efficient (rapport entre le budget prévu et les objectifs escomptés)? (10) 

4. Bénéficiaire (6) 

• expérience et expertise du soumissionnaire de projet et des partenaires dans le domaine? (1)
• expérience et expertise du soumissionnaire de projet et des partenaires dans les projets UE? (1)
• solidité du budget global du soumissionnaire (analyse comptes)? (2)
• le partenariat est-il clairement précisé (personnel, tâches, déclaration de partenariat fournie, …)? (2) 

5. Renforcement et cohérence de la politique (50) 

• efficacité du projet ? (10)
• caractère novateur du projet ? (6)
• plus-value du projet ? (6)
• cohérence du projet avec la vision politique du partenaire métier concernant le domaine de l’appel ? (16)
• mesure dans laquelle le projet répond aux priorités ? (12) 

TOTAL : xx/100
 

L’analyse des parties 1, 2, 3 et 4 est effectuée par la Cellule Fonds européens. L’analyse de la partie 5 est effectuée par le partenaire (organisation responsable pour le contenu de l’appel comme Fedasil pour l’accueil et le retour volontaire ou SPP Intégration sociale pour l’intégration). 

Chaque proposition de projet reçoit une note globale, en fonction de la pondération prévue (50/100 pour CF et 50/100 pour le partenaire). 

2. Note de sélection par la Cellule Fonds européens (CF) 

La CF prépare une note avec l’analyse de tous les projets et leur classement. La CF peut proposer de retenir ou rejeter un projet, de procéder à des modifications, de retenir les projets qui ont reçu les meilleurs scores et/ou de procéder à d’autres options, comme la division du budget en parts égales, la suppression d’une activité envisagée et la réduction du budget en conséquence, la réduction linéaire de la subvention pour chaque projet retenu,... La CF motive ses propositions. 

3. Proposition de sélection par le Comité de pilotage (CP) 

Le CP propose la sélection des projets sur base de l’analyse effectuée par la CF. Qu'il suive ou non l'avis de la CF, le CP fournit une argumentation sur les principes et priorités suivis pour opérer la sélection des projets afin de répondre à l’obligation de motivation de ses décisions. 

• Le CP peut retenir ou rejeter un projet
• Le CP peut également demander que les soumissionnaires procèdent à des modifications, telles qu’une reformulation des objectifs, une meilleure concertation entre différents projets, ou des ajustements budgétaires. 

La CF transmet des instructions aux soumissionnaires de projets. Les propositions de projets révisées sont remplies dans le système informatique dans le délai imparti, ré-analysées par la CF et le partenaire et soumises à nouveau au CP pour décision. 

4. Arrêtés ministériels 

Des arrêtés ministériels sont rédigés aussi bien pour les projets sélectionnés que pour ceux qui ont été rejetés aux différentes étapes de la sélection. Chaque arrêté précise toutes les conditions de l’aide pour chaque opération, y compris les exigences spécifiques concernant les produits ou services à livrer, le plan de financement, le délai d’exécution et, le cas échéant, la méthode à appliquer pour déterminer les coûts de l’opération et les conditions de paiement de la subvention. 

Chaque projet d’arrêté ministériel est soumis à l’IF pour avis. 

Les arrêtés sont signés par le/la Ministre de l’Intérieur. Le/la Ministre signe également une lettre aux soumissionnaires sélectionnés et rejetés qui leur notifie l’arrêté ministériel. 

La lettre ainsi que l’arrêté ministériel sont envoyés aux soumissionnaires. Tous les soumissionnaires, sélectionnés et rejetés, sont informés des résultats seulement après la signature des arrêtés ministériels. 

5. Possibilité de recours 

Un recours peut être déposé contre une décision de sélection. Les modalités sont communiquées aux soumissionnaires de projet dans la lettre envoyée en même temps que l’arrêté ministériel. 

6. Aperçu des projets sélectionnés 

La CF publie la liste des opérations sélectionnées sur son site web. La liste comporte les informations suivantes (CPR art.49 §3) : 

• nom du bénéficiaire;
• nom de l'opération;
• l’objectif de l’opération et les réalisations obtenues;
• date du début de l'opération et date d’achèvement prévue ou réelle de l’opération;
• coûts totaux de l'opération;
• Fonds et objectif spécifique concernés:
• taux de cofinancement par l’Union;
• géolocalisation de l’opération et situation géographique du bénéficiaire. 

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1. Enregistrement de votre organisation et du premier utilisateur 

Le premier utilisateur de votre organisation doit compléter le formulaire disponible sur le site internet de l’Autorité de gestion pour AMIS, ISF et BMVI (https://amif-isf.be/fr/node/1172) pour créer l'organisation dans l'application AMBIS. Ce premier utilisateur doit télécharger 2 pièces jointes : 

1. Preuve que l'utilisateur fait partie de l'organisation (cela peut se faire par une déclaration de la hiérarchie, par exemple).
2. Document prouvant l'identité du premier utilisateur. Le modèle de ce document est disponible sur le site web de l'autorité de gestion. Une fois que vous avez rempli ce document, vous devez créer un fichier PDF et le signer numériquement. Vous pouvez lire comment faire ici : Comment signer un document de manière électronique avec Acrobat Reader DC ? 

Après, l’Autorité de gestion créera un compte pour l’utilisateur principal de votre organisme. 

Ensuite, vous recevrez automatiquement un message électronique (expéditeur ‘no-reply@automationcloud.ibm.com’) vous demandant d’activer votre accès à AMBIS Après avoir cliqué sur le lien dans le courrier, vous devez entrer votre prénom et votre nom, et créer un mot de passe. 

! Attention : il est possible que cet e-mail se trouve dans vos courriers indésirables. Par ailleurs, le lien d'activation expire après 30 jours, veuillez donc activer votre accès à temps. 

Dès que vous êtes connecté, vous serez invité à lire les conditions d'utilisation d'AMBIS. Celles-ci incluent notamment un certain nombre de dispositions concernant le traitement de vos données dans AMBIS. Vous ne pourrez accéder à l'application qu'après l'approbation de ces conditions d'utilisation. 

Vous devez ensuite cliquer sur « Process Portal » pour travailler sur les tâches qui vous sont assignées.

Sélectionnez ensuite la langue de votre choix en éditant votre profil.

Après avoir actualisé la page, cliquez sur la tâche "Step: Provide Party Information"

Là, vous remplissez les détails de votre organisation :

L'autorité de gestion tiendra compte des informations fournies lors de l'octroi de l'accès à AMBIS, et lors de l'analyse des projets soumis (expérience, statuts, comptes annuels).

Trois annexes obligatoires doivent également être chargées, dans l’onglet des annexes. Cela ne concerne pas les utilisateurs FEDCOM : 

1. Un formulaire d'identification financière liant un compte bancaire à votre organisation (https://amif-isf.be/fr/system/files/documenten/paragraafbijlagen/financ…);
2. Les statuts de l’organisation ;
3. Les comptes annuels de l'organisation. 

Dès que vous avez enregistré et soumis ces données, l’autorité de gestion les analysera. Ensuite, elle vous avertira par e-mail de l’état de votre requête. Trois scénarios sont alors possibles : 

• L'enregistrement de votre organisation est approuvé ;
• L'enregistrement de votre organisation est refusé : si vous le souhaitez, une justification détaillée peut être fournie ;
• L'enregistrement de votre organisation est temporairement refusé. La raison vous en est alors communiquée. Dans ce cas, l'utilisateur principal de votre organisation a une nouvelle fois la possibilité d'ajouter des informations dans AMBIS, de corriger et/ou de compléter les informations manquantes.

2. Enregistrement d'utilisateurs supplémentaires 

Vous pouvez inviter des utilisateurs supplémentaires de votre organisation en enregistrant leur nom et leur adresse électronique dans le système (maintain party information - Utilisateurs - Ajouter un utilisateur). 

Les utilisateurs supplémentaires ne peuvent pas être ajoutés en remplissant le formulaire sur le site web de l'autorité de gestion !

! Attention : l'utilisateur est seulement invité après avoir appuyé deux fois sur enregistrer, la première fois via la fenêtre pop-up dans laquelle vous avez la possibilité d'enregistrer les données de l'utilisateur, la deuxième fois sur la page offrant un aperçu des utilisateurs.

Chacun d'entre eux reçoit ensuite une invitation (e-mail automatique) à s'inscrire dans AMBIS. Après avoir cliqué sur le lien contenu dans l'e-mail, l'utilisateur invité doit saisir son nom et son prénom, et créer un mot de passe.

! Attention, ce lien n'est aussi valable que 30 jours !

Dès que l'utilisateur a activé son accès, il fera partie de votre organisation et pourra ainsi travailler sur les tâches de celle-ci dans AMBIS.

Si le bouton « Ajouter un utilisateur » n’apparait pas , c’est que vous n’êtes pas enregistré comme un « utilisateur·/ utilisatrice principale » (voir point 3 ci-dessous). La différence entre un utilisateur principal et un utilisateur ordinaire est que le premier cité peut inviter d'autres membres de l'organisation. Un utilisateur ordinaire ne peut pas le faire. Si besoin, vous pouvez demander à l’Autorité de Gestion de changer ce statut.

3. Représentant légal et utilisateur principal

Chaque organisation doit avoir un représentant légal pour soumettre des projets. Seul cet utilisateur a l'autorisation de le faire. Vous pouvez voir quel utilisateur de votre organisation est le représentant légal en cliquant sur l'icône bleue à côté de l'utilisateur :

Si un représentant légal est désigné, un document prouvant que cette personne peut légalement représenter l'organisation doit être téléchargée dans AMBIS.

L'autorité de gestion doit approuver la désignation d'un représentant légal. 

Le compte du représentant légal d'une organisation ne peut pas être désactivé par les utilisateurs.

Les utilisateurs principaux peuvent être désignés de la même façon. La différence entre un utilisateur principal et un utilisateur ordinaire est que le premier cité peut inviter d'autres membres de l'organisation. Un utilisateur ordinaire ne peut pas le faire.

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1. Cycle de rapportage

Le rapportage intermédiaire a lieu 2 fois par an : 31/07/N (période couverte 01/01/N – 30/06/N) et 31/01/N+1 (période couverte 01/07/N - 31/12/N). Les échéances sont les mêmes pour le rapportage financier et pour le rapportage sur le contenu. Toutefois, si le projet débute après le 01/01/N ou le 30/06/N, la période couverte par le premier rapport peut exceptionnellement être un peu plus courte. Si le projet se termine avant le 30/06/N ou le 31/12/N, il n'y aura plus de rapport intermédiaire. 

Au plus tard trois mois après la fin du projet, le bénéficiaire doit soumettre les rapports finaux qui permettent d’avoir une vue globale sur le projet.

2. Rapportage narratif

Le rapport narratif est composé de 4 parties :

1. État de lieux : il vous est demandé de revenir sur les activités mises en œuvre dans le cadre du projet, des obstacles rencontrés, des modifications réalisées.
2. Publicité : cette partie permet de vérifier si vous avez rempli les obligations européennes en matière de publicité et si vous avez effectué des publications ou communications initialement prévues. Vous devez télécharger toutes les pièces justificatives en ce qui concerne la publicité. Voir également la fiche sur les obligations de publicité.
3. Indicateurs communs : il s’agit des indicateurs listés à l’annexe VIII des règlements AMIF, ISF, BMVI. En plus des indicateurs de réalisation et des indicateurs de résultat sélectionnés dans la fiche de projet, des sous-indicateurs liés aux indicateurs principaux apparaissent lors du rapportage. Les informations qui vous sont demandées sont les résultats quantitatifs (nombre) atteints pendant la période couverte et ceux prévus pour la période suivante (voir fiche sur les indicateurs). Aucun document justificatif ne doit être téléchargé pour les indicateurs du rapport intermédiaire. Ceux-ci doivent être téléchargés lors du rapportage final. Voir également la fiche sur les indicateurs.
4. Indicateurs spécifiques : ils sont librement choisis par vous lors de l’introduction du projet, en fonction des activités menées. Lors du rapportage intermédiaire, vous devez rapporter les résultats quantitatifs (nombre) atteints pendant la période couverte et ceux prévus pour la période suivante. Aucun document justificatif ne doit être téléchargé pour les indicateurs du rapport intermédiaire. Ceux-ci doivent être téléchargés lors du rapportage final.Voir également la fiche sur les indicateurs.

Lors du contrôle du rapport narratif, l’autorité de gestion analyse les informations et les valeurs rapportées. Elle peut aussi poser des questions additionnelles. Les résultats des contrôles peuvent être consultés dans AMBIS.

3. Rapportage financier

Le rapportage financier est la synthèse de tous les paiements de la période considérée sur base de la date du paiement de la dépense (pas la date de la facture, du début de la prestation, ou des activités,...).

Jusqu'à la date de clôture, le rapportage dans AMBIS est continu et des changements peuvent encore être apportés. Toutes les dépenses engagées pendant la période de déclaration doivent être saisies avant la date limite et ne peuvent être ajoutées ultérieurement. Les coûts qui ne sont pas déclarés à temps ne sont donc pas éligibles.

Pour tous les coûts directs, toutes les pièces justificatives doivent être téléchargées dans AMBIS. Il s'agit d'au moins une facture ou un équivalent et la preuve du paiement (ceci ne s'applique pas aux amortissements).

Après chaque date de clôture, l'autorité de gestion lancera le processus de contrôle et déterminera les coûts éligibles. Après le contrôle du rapport final, le montant final de la subvention sera déterminé.

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• Il est conseillé de lire d’abord la fiche sur les indicateurs.
• Les explications détaillées pour chaque indicateur (template à remplir, documents à soumettre, définition,
  commentaires, …) se trouvent sur le site de l’Autorité de gestion : https://amif-isf.be/

1. RAPPORTAGE INTERMÉDIAIRE PAR LE BÉNÉFICIAIRE

Le rapportage sur les indicateurs fait partie du rapportage sur le contenu du projet. Il a lieu 2 fois par an : 31/07/N (période couverte 01/01/N – 30/06/N) et 31/01/N+1 (période couverte 01/07/N - 31/12/N). Les échéances sont les mêmes que pour le rapportage financier. Le rapport couvre des périodes de 6 mois. 

Le rapportage concerne les indicateurs qui ont été sélectionnés dans la fiche de projet. Il n’est pas possible d’en ajouter d’autres ou ne pas rapporter sur les indicateurs sélectionnés. 

Dans le rapport intermédiaire, les informations suivantes sont demandées pour chaque indicateur : 

• Résultats (quantitatifs) atteints pendant la période de rapportage : une personne/objet ne peut être rapporté/e qu’une seule fois sur toute la durée du projet. Si une personne/objet a déjà été rapporté/e lors d’un rapportage précédent, elle/il ne peut plus être comptabilisé/e même s’il continue à bénéficier du soutien du projet.

• Unité de mesure : apparaît automatiquement en fonction de l’indicateur choisi.

• Commentaires : il est possible d’y expliquer p.ex. pour quel motif les résultats sont bas ou ne sont pas atteints. Ce champ ne doit pas être rempli si vous n’avez pas de remarques concernant l’indicateur.

• Résultats (quantitatifs) attendus lors de la période de rapportage suivante : les objectifs chiffrés pour la période de rapportage suivante. 

Lorsqu’un indicateur avec des sous-indicateurs est sélectionné dans un projet, les sous-indicateurs n’apparaissent pas lors du rapportage. Il ne faut donc pas les rapporter dans AMBIS. Toutefois, il faut les compléter dans le template. Une personne/poste ne peut être comptabilisé/e qu’une seule fois pour chaque sous-indicateur. La valeur d’un sous-indicateur ne peut donc jamais dépasser celle de l’indicateur principal. Par contre, une personne/poste peut apparaître sous divers sous-indicateurs si d’application. Dès lors, la somme de tous les sous-indicateurs peut être supérieure à l’indicateur principal.

Ex. AMIF SO2 :

Lorsqu’un indicateur output avec un ou plusieurs indicateurs result associés est sélectionné dans un projet, le ou les indicateurs result apparaissent automatiquement lors du rapportage. Ils doivent tous être complétés : 

• Certains indicateurs result sont basés sur des certificats et de la documentation, par ex. AMIF SO2 "Number of participants in language courses who, upon leaving the language course, have improved their proficiency level […]”.

• Dans d'autres cas, les résultats peuvent être basés sur la déclaration des participants, p. ex. AMIF SO2 "Number of participants who report that the activity was helpful for their integration”. 

Afin de collecter les indicateurs output et result liés aux personnes, il est conseillé de créer un dossier spécifique, par personne, dès l’entrée de la personne dans le projet. Ce dossier doit contenir : les informations demandées pour l’indicateur en question, les informations quant aux indicateurs result associés et les documents de preuve qui permettent de vérifier si les informations dans les listes sont correctes (voir chapitre sur le rapportage final). Les informations détaillées pour chaque indicateur peuvent être trouvées sur le site web de l’AG. 

Afin de pouvoir évaluer par la suite l’efficience du soutien apporté, la Commission conseille d'enregistrer des données sur l’intensité de ce soutien, p.ex. nombre d’heures de formation reçu. 

Pour les indicateurs output et result qui concernent les personnes sous AMIF, les indicateurs doivent être ventilés par genre et groupe d'âge lors du rapportage (hommes <18, hommes 18-60, hommes >60, femmes <18, femmes 18-60, femmes >60, non binaires <18, non binaires 18-60, non binaires >60). L’âge pris en compte est l’âge du participant le jour de l’entrée dans le projet. Cette ventilation est prévue dans les formulaires préparés par l’AG. 

Il n’y a pas d’indicateurs liés, de sous-indicateurs ni de ventilations pour les indicateurs spécifiques au projet. 

Les documents de preuve ne doivent pas être soumis lors du rapportage intermédiaire mais uniquement avec le rapport final.

2. CONTROLE INTERMEDIAIRE PAR L’AG 

Lors du contrôle intermédiaire des indicateurs, l’AG analyse les valeurs rapportées et elle peut poser des questions additionnelles. Le rapport du contrôle intermédiaire peut être consulté dans AMBIS.

3. RAPPORTAGE FINAL PAR LE BÉNÉFICIAIRE

Le rapportage sur les indicateurs fait partie du rapportage sur le contenu du projet. Le rapport final doit être introduit au plus tard 3 mois après la fin du projet. L’échéance est la même pour le rapportage sur le contenu et pour le rapportage financier. 

Toutes les activités financées et rapportées dans le cadre d’un projet (assistance, formations, enquêtes, mise en place de systèmes IT, …) doivent être clôturées pendant la période éligible. Par conséquent, afin de pouvoir rapporter p.ex. l’indicateur de résultat “Number of participants who report three months after the training activity that […]”, la formation doit avoir lieu au plus tard 3 mois avant la fin du projet. 

En plus des informations mentionnées dans la partie sur le rapportage intermédiaire, on demande dans le rapport final des documents de preuve qui varient en fonction de la catégorie d’indicateur (groupe cible primaire, groupe cible secondaire, autres). Ils doivent être téléchargés dans AMBIS au niveau de l’indicateur principal et doivent couvrir toutes les informations de l’indicateur principal, sous-indicateurs et indicateurs result associés. Si un indicateur result qui n’est pas associé à un indicateur output est sélectionné, les documents de preuve justifiant les valeurs rapportées sont alors soumis au niveau de cet indicateur result. 

→ Les documents qui doivent être fournis pour les indicateurs output et result : 

Groupe cible primaire : 

1. Liste de tous les ressortissants des pays tiers qui ont bénéficié du soutien dans le cadre du projet pendant toute la durée du projet : le formulaire pour chaque indicateur peut être retrouvé dans AMBIS. Les formulaires varient très légèrement selon les indicateurs. Le formulaire correct doit être rempli et téléchargé dans AMBIS en version Excel au niveau de l’indicateur principal. 

Une référence unique interne à l’organisation doit être donnée à chaque personne ! 

Ex. d’informations demandées par participant pour AMIF SO2 "Number of participants supported, separately specifying:" avec ses sous-indicateurs et indicateurs result associés :

2. Preuves du nombre rapporté dans le formulaire : il s’agit d’une ou plusieurs listes qui prouvent que chaque personne rapportée à assisté/bénéficié d’un soutien dans la cadre du projet (ex. listes de présence à une formation signées par les participants, liste avec les entretiens individuels, extraits d’une base de données avec les dates et les présences, …). Pour chaque activité qui concerne le groupe cible primaire, toutes les listes doivent être fournies. Elles permettent à l’AG de vérifier si la liste du groupe cible primaire est correcte. 

Les preuves du statut de chaque personne du groupe cible primaire ne doivent pas être soumises avec le rapport final car le statut et le lien avec le projet seront contrôlés lors du contrôle du groupe cible primaire séparé (voir chapitre suivant). 

Groupe cible secondaire : 

1. Liste de tous les participants aux formations organisées dans le cadre du projet pendant toute la durée du projet : le formulaire pour chaque indicateur peut être retrouvé dans AMBIS. Les formulaires varient très légèrement selon les indicateurs. Le formulaire correct doit être rempli et téléchargé dans AMBIS en version Excel au niveau de l’indicateur principal. 

Ex. d’informations demandées par participant pour AMIF SO1 “Number of participants in training activities" :

2. Preuves du nombre rapporté dans le formulaire : il s’agit des listes de présence pour chaque formation organisée dans la cadre du projet qui prouvent que chaque personne rapportée y a assisté (ex. listes de présence à une formation signées par les participants, extraits d’une base de données avec les dates et les présences, …).

! Les documents qui prouvent les chiffres avancés dans l’indicateur result associé si d’application (enquêtes, listes, certificats, …) doivent être conservés par le bénéficiaire. Ils ne doivent pas être envoyés lors du rapportage final mais peuvent être demandés par l’AG lors du contrôle final ou lors du contrôle opérationnel.

Indicateurs « Autres » :

Documents qui confirment les chiffres rapportés : pas de formulaire à remplir. Il s’agit d’un document rédigé par l’organisation et signé par le responsable de l’organisation qui confirme les chiffres rapportés avec, si possible, une liste la plus précise possible de tous les objets rapportés, dates, quantités,… Soit le document devra reprendre les informations demandées pour l’indicateur principal, les sous-indicateurs et l’indicateur/les indicateurs result associés (si d’application) soit un document séparé sera soumis pour chaque indicateur et sous-indicateur. 

→ Les documents qui doivent être fournis pour les indicateurs spécifiques :

Le rapportage final des indicateurs spécifiques ainsi que les preuves à soumettre sont les mêmes que pour les indicateurs output et result, mis à part le fait qu’il y a un seul formulaire pour le groupe cible primaire et un seul pour le groupe cible secondaire. Le formulaire correct doit être rempli pour chaque indicateur de ces 2 catégories. Il n’y a pas de formulaire pour la catégorie « autres ». 

4. CONTRÔLE FINAL PAR L’AG

Le contrôle final des indicateurs varie en fonction de la catégorie d’indicateur. Il se déroule de la même manière pour les indicateurs output & result et pour les indicateurs spécifiques.

Le contrôle du groupe cible primaire est particulier car les informations et les documents susmentionnés sont soumis dans le cadre du rapportage sur le contenu mais le contrôle va se faire séparément sur base d’un échantillon. 

Quant aux indicateurs portant sur le groupe cible secondaire et les « autres » indicateurs, ils sont contrôlés dans le cadre du contrôle sur le contenu qui porte sur les documents soumis susmentionnés. L’AG analyse les valeurs rapportées et les documents soumis et elle peut poser des questions additionnelles ainsi que demander des documents supplémentaires. Le rapport du contrôle final sur le contenu peut être consulté dans AMBIS.

5. CONTRÔLE GROUPE CIBLE PRIMAIRE – ECHANTILLON

La liste qui reprend toutes les personnes du groupe cible primaire assistées pendant la durée du projet que vous avez téléchargée avec le rapport final sert de base pour ce contrôle. Il est donc essentiel qu’elle soit remplie de manière correcte et la plus complète possible. Chaque personne assistée ne peut être rapportée qu’une seule fois sous l’indicateur principal même si elle a bénéficié d’une assistance à plusieurs reprises.

Un échantillon de personnes à contrôler est fait de manière aléatoire et il vous est demandé de fournir des documents supplémentaires, uniquement pour les personnes sélectionnées, afin que l’AG puisse vérifier l’éligibilité de ces personnes. Ces documents concernent :

• Statut de la personne :

  • AMIF, SO1 : statut de demandeur de protection internationale/ reconnaissance de protection internationale/ protection subsidiaire : annexe 26 de moins de 6 mois avant le moment quand la personne a rejoint le projet ou annexe 33, décision OE/CGRA/CCE, carte de réfugié.

  • AMIF, SO2 : si la personne ne se trouve pas encore sur le territoire BE –> preuve de sa nationalité uniquement (passeport ou équivalent) ; si elle se trouve déjà sur le territoire BE -> preuve du séjour régulier et de sa nationalité (titre de séjour en BE).

  • AMIF, SO3 : preuve de la nationalité, du statut (séjour irrégulier) et de la décision du retour (si d’application).

  • AMIF, SO4 : preuve de la nationalité uniquement : passeport,…

     

• Lien avec le projet : preuves de la participation de la personne concernée au projet (liste de présence signée, …) et preuves de l’indicateur result associé si d’application (enquêtes, listes, certificats, …). 

L’AG analyse les documents soumis et elle peut poser des questions additionnelles ainsi que demander des documents supplémentaires. 

Si une partie de l’échantillon ne remplit pas les critères d’éligibilité, un taux de correction est extrapolé sur la totalité du groupe cible. Cette correction est ensuite appliquée lors du contrôle financier (correction des coûts éligibles). Il est donc primordial de collecter et conserver toutes les preuves nécessaires. 

Le rapport du contrôle final du groupe cible primaire peut être consulté dans AMBIS.

REMARQUE FINALE

Le contrôle des engagements belges en matière de réinstallation, relocation et admission humanitaire suit un schéma différent et n’est pas concerné par la présente note.

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 !! Cette fiche porte sur les indicateurs output qui ont comme indicateur de résultat une enquête de satisfaction !! 

Il peut s’agir d’une assistance / formation pour le groupe cible primaire ou d’une formation pour le groupe cible secondaire.

1. FORMATIONS 

Formation en présentiel : 

• liste de présences complétée et signée par chaque participant au moment de la formation.

Formation en ligne : 

• tirer la liste de présents du logiciel (‘attendance report’ ou similaire) (activer l’option au début de la formation)
• si pas possible : liste avec les personnes inscrites et les personnes présentes signée par l’organisateur
• pour le groupe cible primaire uniquement, une signature doit apparaitre à un moment pendant la durée du projet (pour une autre formation / assistance). 

Pour le rapportage intermédiaire: 

• rapporter uniquement le nombre de personnes formées / assistées, sans ajouter de preuves.

Pour le rapportage final : 

• compléter le template préparé par l’AG (chaque participant est ajouté qu’une seule fois même s’il a participé à plusieurs formations ! Si date de naissance inconnue -> mettre 01/01/01)
• listes de présences signées ou listes tirées d’un logiciel (p. ex. Teams) pour toutes les formations sur le projet. 

2. ENQUETES DE SATISFACTION 

Enquêtes de satisfaction : 

• dans la mesure du possible, faire remplir un formulaire Google Forms ou similaire. 

Pour le rapportage intermédiaire : 

• comptabiliser uniquement le nombre de personnes qui ont répondu de manière positive (« 0 » si pas de réponse ou réponse négative). 

Pour le rapportage final: 

• mettre « 0 » dans le template de l’AG pour les personnes qui ont répondu de manière négative, qui n’ont pas répondu ou pour qui l’enquête n’a pas été faite. 

RAPPEL : toutes les activités financées et rapportées dans le cadre d’un projet doivent être clôturées pendant la période éligible.  

=> l’enquête doit être menée également pendant la durée du projet !

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Pour rapporter les coûts salariaux, l’Excel ‘Staff Specific Section’ doit être complété. Celui-ci doit être téléchargé dans AMBIS, au plus tard à la date à laquelle la période de rapportage est clôturée. Pour la période de rapportage relative au deuxième semestre de l’année, le fichier Excel de la première période doit être complété.

Il est fait usage d’un taux horaire standard pour le personnel interne (du bénéficiaire final ou d’un partenaire du projet) lié par un contrat de travail. Ci-dessous est expliqué comment ce taux horaire standard est calculé, puis comment le coût salarial est déterminé.

Des instructions concrètes sur la manière de compléter l’Excel « Staff Specific Section » se trouvent dans l’onglet « instructions » de ce fichier Excel.

1. Calcul du tarif horaire standard 

Dans le document Excel pour le rapportage (Staff Specific Section), le ‘Gross salary reference month’ (salaire brut du mois de référence) doit être complété pour chaque employé travaillant sur le projet.

a) Salaire brut

Seul le montant mentionné sous « salaire brut » doit être utilisé. Les autres composantes du salaire ne doivent pas être prises en compte ici. La formule suivante est utilisée pour obtenir le taux horaire standard : taux horaire standard = salaire mensuel brut * 1.08/100.

La seule exception à cette règle est l’octroi d’une bonification (montant versé mensuellement faisant intégralement partie du traitement annuel) payée sur la base de l’ancienneté pécuniaire. Celle-ci peut être ajoutée au salaire mensuel brut pour calculer le taux horaire standard.

En appliquant ce coefficient (1,08), tous les autres coûts liés au salaire (cotisations patronales, pécules de vacances et primes de fin d’année, défraiement pour les trajets domicile-lieu de travail, assurances, primes de compétences, etc.) sont compris pour le calcul du taux horaire standard.

Le montant rapporté pour le salaire brut doit être celui d’un équivalent temps plein. Si une personne est à mi-temps, c’est le double de son salaire brut qui doit être rapporté. Dans le cas d’un contrat à 4/5^ème, il faut multiplier le salaire brut par 5/4, etc.

Le tarif horaire standard est plafonné à 80 EUR/heure. Le template de rapportage limite automatiquement le tarif horaire standard à 80 EUR si celui-ci est plus élevé sur la base du salaire brut.

b) Mois de référence

Le mois de référence pour le calcul du taux horaire standard est le premier mois complet de l’année au cours de laquelle la personne a travaillé sur le projet. Dans la plupart des cas, il s’agit du mois de janvier, même si la personne n’a commencé à travailler sur le projet que plus tard dans l’année (mais était déjà employée par votre organisation). Si le collaborateur commence à travailler pour votre organisation en cours d’année, c’est le salaire brut du premier mois complet de travail pour votre organisation qui doit être pris en compte. (par ex. : pour un collaborateur qui entre en service le 15/05, le salaire brut du mois de juin doit être utilisé comme salaire de référence).

Il est possible de mettre à jour le calcul du taux horaire standard chaque année. Il faut alors fournir la fiche salariale du mois de référence pour la nouvelle année.

Exception : lorsque votre organisation organise une procédure de sélection ouverte pour une fonction sur le projet et qu'une personne travaillant déjà pour votre organisation est sélectionnée avec un nouveau contrat de travail (ou bien l’arrêté de promotion, pour le personnel nommé dans le secteur publique), le salaire brut du premier mois de travail sur le projet peut alors être utilisé (au lieu du salaire brut de janvier). Dans ce cas, les pièces justificatives relatives à la procédure de sélection doivent être téléchargées dans AMBIS.

2. Calcul du coût salarial

a) Principe général

Pour le calcul du coût salarial, le pourcentage mentionné sur la note d’affectation est multiplié par heures réellement prestées. On obtient ainsi le nombre d’heures prestées sur le projet pouvant être prises en compte pour le financement - sous réserve d’éventuelles corrections après contrôle par l’autorité de gestion (colonne H du template de rapportage).

Ce nombre d’heures prestées est limité à 1.720 par an en cas d’emploi à temps plein (au sein de l’organisation et sur le projet). Un prorata de 1.720 s’applique en cas d’emploi à temps partiel. Le template de rapportage limite automatiquement le nombre d’heures si celui-ci dépasse 1.720 pour une année.

Ce résultat est ensuite multiplié par le taux horaire standard afin d’obtenir le coût salarial éligible par collaborateur du projet.

b) Rapportage

Les éléments suivants doivent être rapportés afin de pouvoir calculer le coût salarial du projet.

1. Employment % according to employment contract – colonne B

Il s’agit du pourcentage d’emploi selon le contrat de travail. 

Seuls les occupations à temps partiels formalisées par un contrat de travail adapté ou un avenant peuvent être prises en compte.

Pour les fonctionnaires statutaires, ce pourcentage est par défaut de 100 %.

2. Paid % (voir fiche de paie ou compte individuel) – colonne C

Il s’agit du pourcentage du salaire effectivement payé au membre du personnel du projet. En cas d’absences prises en charge par des tiers (par exemple en cas de régimes de travail à temps partiel comme le congé parental, une maladie de longue durée, ou en cas de congé sans solde), ce pourcentage peut différer du pourcentage d’emploi selon le contrat de travail.

Ce pourcentage peut être trouvé sur, ou être calculé à partir des fiches de paie mensuelles ou du compte individuel.

Concrètement, il s’agit du pourcentage d’occupation (%), qui correspond de facto au rapport entre le nombre d’heures effectivement rémunérées, d’une part, et le nombre théorique d’heures rémunérées en cas d’emploi à temps plein, d’autre part.

Dans le cas où le pourcentage déterminé diffère du pourcentage selon le contrat de travail, il convient d’expliquer en colonne J les raisons de cet écart.

3. Working % on the project according to affectation note – colonne D

Il s’agit du pourcentage auquel le collaborateur du projet est affecté au projet, tel que déterminé dans la décision d’affectation et tel qu’accepté par l’autorité de gestion.

Dans des cas exceptionnels, ce pourcentage d’affectation doit être corrigé au prorata lors du rapportage. C’est le cas lorsqu’un collaborateur du projet :

• était déjà en service au sein de l’organisation et commence à travailler sur le projet non pas au début, mais en cours de mois,

• ou cesse de travailler sur le projet non pas à la fin, mais en cours de mois, tout en restant employé par l’organisation après la fin de son affectation au projet.

Dans ces cas, cela doit être reflété dans le pourcentage d'affectation rapporté conformément à la décision d'affectation, et ce, en calculant pour le mois concerné le prorata entre, d'une part, « le nombre de jours travaillés sur le projet depuis le début de l'affectation sur le projet / jusqu'à la fin de l'affectation sur le projet » et, d'autre part, le « nombre total de jours travaillés au sein de l'organisation ». Vous devez ensuite multiplier ce pourcentage par le pourcentage de la décision d'affectation.

Exemple 1

Le collaborateur du projet A travaille déjà au sein de l’organisation depuis février 2025. Il/elle dispose d’un contrat à temps plein (100 %). En raison de raisons organisationnelles internes, il/elle est affecté(e) à 100 % au projet à partir du 24 novembre 2025.

Pour le mois de novembre 2025, il convient de rapporter comme suit :

• Novembre 2025 compte en principe 19 jours ouvrables pour un travailleur à temps plein (le 11 novembre est un jour férié officiel et ne doit pas être pris en compte).

• Si le collaborateur A commence à travailler sur le projet à partir du 24 novembre 2025, il/elle travaille 5 jours sur le projet durant le mois de novembre 2025.

• Sur un total de 19 jours ouvrables, cela correspond à un prorata de 5/19, soit 26,32 %.

• Le pourcentage d’affectation étant de 100 %, il convient donc de rapporter 26,32 % dans le template de rapportage pour le mois de novembre 2025 (26,32 % × 100 %).

Exemple 2

Le collaborateur du projet B dispose d’un contrat à temps plein (100 %) et est affecté à 100 % au projet. Pour des raisons organisationnelles internes, il/elle cesse ses activités sur le projet à partir du 24 avril 2022, mais reste néanmoins employé(e) au sein de l’organisation.

Pour le mois d’avril 2022, il convient de rapporter comme suit :

• Avril 2022 compte en principe 20 jours ouvrables pour un travailleur à temps plein (le lundi de Pâques est un jour férié officiel et ne doit pas être pris en compte).

• Si le collaborateur B cesse de travailler sur le projet à partir du 24 avril 2022, il/elle travaille 15 jours sur le projet durant le mois d’avril 2022.

• Sur un total de 20 jours ouvrables, cela correspond à un prorata de 15/20, soit 75 %.

• Le pourcentage d’affectation étant de 100 %, il convient donc de rapporter 75 % dans le template de rapportage pour le mois d’avril 2022 (75 % × 100 %).

4. Actual working time – colonne E

Il s’agit des heures prestées par le membre du personnel du projet, indépendamment du fait qu’elles soient liées au projet ou à d’autres tâches. Cette information se trouve sur la fiche de paie ou le compte individuel du membre du personnel.

Seules les heures effectivement travaillées doivent être prises en compte !

Les heures liées aux jours fériés, aux congés ou aux jours de récupération ne doivent pas être incluses !

Les heures prestées durant les week-ends ou les jours fériés peuvent toutefois être rapportées, à condition qu’elles soient mentionnées sur la fiche de paie et/ou le compte individuel.

Point d’attention : les données doivent être rapportées en heures, selon le format « hh:mm ».

Si l’information concernant le nombre d’heures travaillées n’est pas disponible, le nombre de jours travaillés devra être converti en heures. Le « calculator tool » du template de rapportage peut aider à cet égard.

5. Absence time due to illness at charge of the employer – colonne F

Il s’agit des heures durant lesquelles le collaborateur du projet était absent pour cause de maladie, tout en étant rémunéré par l’employeur. Cette information peut être trouvée sur la fiche de paie ou le compte individuel du collaborateur du projet.

Les absences pour cause de maladie payées par des tiers (mutuelle ou autre) ne peuvent pas être rapportées ici. En effet, ces absences ne sont pas éligibles au financement de l’UE.

Ici également, il convient de rapporter en heures, selon le format « hh:mm ». Si les informations relatives au nombre d’heures travaillées ne sont pas disponibles, le nombre de jours prestés doit être converti en heures. L’outil « calculator tool » du template de rapportage peut vous aider à cet égard.

6. Comments – colonne J

Une brève explication doit être fournie ici concernant des situations spécifiques : par exemple, une explication du fait que le pourcentage payé diffère du pourcentage prévu dans le contrat de travail, ou toute autre information permettant de clarifier les données rapportées.

c) Informations complémentaires

• Si une personne travaille sur plusieurs projets AMIF, ISF ou BMVI, la section spécifique du personnel (« staff specific section ») doit être complétée pour chaque projet séparément. Dans le rapport « staff general section », il convient d’indiquer sur quels autres projets la personne travaille.

• Pour les mois précédant ou suivant l’affectation d’un employé à un projet, il faut indiquer 0 dans toutes les cellules. Cela peut être le cas lorsque le collaborateur ne travaillait pas encore sur le projet ou lorsque le projet n’avait pas encore commencé.

3. Pièces justificatives 

Au minimum, les pièces justificatives suivantes doivent être fournies avec le rapport et téléchargées par personne dans la « general section » d’AMBIS.

1. Contrat de travail ou équivalent;

2. Décision d'affectation;

3. Description de fonction;

4. Preuve du salaire brut du mois de référence pour le calcul du taux horaire standard;

5. Preuve de paiement du salaire de référence pour le calcul du taux horaire standard.

6. Preuve des heures réellement travaillées (sur base des comptes individuels ou d’un document équivalent)

7. Preuve de la réalité des prestations sur le projet.

Si nécessaire (en cas de doute quant à l’exactitude), l’autorité de gestion peut demander des informations ou des pièces justificatives complémentaires attestant les données rapportées (fiches de paie, compte individuel, …). Ces dernières ne doivent pas être téléchargées systématiquement dans AMBIS.

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L’un des points soulevés et contrôlés lors du contrôle opérationnel sont les indicateurs du projet (indicateurs output & result et indicateurs spécifiques).

Chaque indicateur appartient à une des 3 catégories qui déterminent la manière de rapportage et les documents de preuve qui doivent être soumis.

Il s’agit d’une classification interne belge qui n’est pas définie par COM :

• Groupe cible primaire : il couvre des ressortissants des pays tiers qui sont assistés avant, après ou pendant leur séjour dans l’UE (assistance légale, formations en langue, soutien pré-départ, …). Ex. AMIF SO4 “Number of participants who received pre-departure support”.

• Groupe cible secondaire : il couvre les professionnels qui suivent, p.ex., une formation qui leur permet d’améliorer leurs qualifications dans le domaine concerné (asile, retour, …). Ex. ISF SO1 "Number of participants in training activities".

• Autres : tous les indicateurs qui ne concernent pas les personnes (places créées, systèmes IT installés, …). Ex. ISF SO3 "Number of equipment items purchased".

Voici des exemples de questions posées lors d’un contrôle opérationnel, en fonction de la catégorie d’indicateurs :

Indicateurs du groupe cible primaire :

• Quelles sont les activités auxquelles les indicateurs sont liés?

• Comment les listes du groupe cible primaire sont-elles créées afin d'éviter des erreurs (doubles, données
  incorrectes, …)?

• De quelles preuves du statut le bénéficiaire dispose-t-il ?

• De quelles preuves de la participation au projet le bénéficiaire dispose-t-il?

• Si un indicateur output est lié à un indicateur de résultat, comment le résultat est-il mesuré?

• De quelles preuves de résultat le bénéficiaire dispose-t-il (ou disposera-t-il)?

• …

L’AG vérifie ensuite des preuves pour une ou plusieurs personnes de la liste des participants du groupe cible primaire ainsi que la manière dont les preuves sont classées.

Indicateurs du groupe cible secondaire :

• Quelles sont les activités auxquelles les indicateurs sont liés?
• Comment les listes du groupe cible secondaire sont-elles créées afin d'éviter des erreurs (doubles, données incorrectes, …) ?
• De quelles preuves de la participation au projet le bénéficiaire dispose-t-il?
• Si un indicateur output est lié à un indicateur de résultat, comment le résultat est-il mesuré?
• De quelles preuves de résultat le bénéficiaire dispose-t-il (ou disposera-t-il)?
• …

L’AG vérifie ensuite des preuves pour une ou plusieurs personnes de la liste des participants du groupe cible secondaire ainsi que la manière dont les preuves sont classées.

Indicateurs autres que personnes:

• Quelles sont les activités auxquelles les indicateurs sont liés?
• Comment ces indicateurs sont-ils comptabilisés?
• Comment le lien avec le projet peut-il être prouvé?
• …

L’AG vérifie ensuite des preuves pour un ou plusieurs objets rapportés sous les indicateurs autres que personnes ainsi que la manière dont les preuves sont classées.

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1. Paiements intermédiaires ou avancés

Des avances peuvent être versées dès la signature de l'arrêté ministériel (pour le calcul du montant, voir l'exemple ci-dessous).

Exemple 1

• Le bénéficiaire est partenaire Fedcom : le projet A durera 2 ans. Le budget basé sur le décret ministériel est de 100.000 euros, le pourcentage de subvention est de 75% (75.000 euros). Nous supposons que 4 rapports financiers peuvent avoir lieu et qu'un total de 100% d'avances peut être payé.
• Le montant de la première avance et des suivantes s'élève alors à : 25%*75.000 euros= 18.750 euros.
• Si le bénéficiaire n’est pas un partenaire Fedcom: idem mais seuls 80 % des avances peuvent être versés : 20 %*75 000 euros=15.000 euros.

Note : Si la période couverte entre la date de début du projet et la première date butoir est inférieure à six mois, les avances seront calculées au prorata de la période écoulée jusqu'à la prochaine date butoir. Si nous reprenons l'exemple ci-dessus : Le projet ne commence pas le 1er janvier, mais le 1er mai. Les dates limites sont le 1er janvier et le 1er juillet de chaque année civile. La première période couverte est alors de 2 mois, les périodes suivantes de 6 mois. La durée du projet est de 20 mois.

• Le montant de la première avance s'élève alors à : 

2/20*75.000 euros= 7.500 euros.

Le montant des trois avances suivantes (c'est-à-dire que la période couverte est de 6 mois à chaque fois) est alors chaque fois de : 

6/20*75.000 euros= 22.500 euros

• Le bénéficiaire final est un partenaire non-Fedcom : même chose, mais seulement 80% des avances peuvent être versées : 2/20*80%*75.000 euros= 6.000 euros.

Le montant des trois avances suivantes est alors de :

6/20*80%*75.000 euros= 18.000 euros

Après le paiement de la première avance, une avance suivante peut être versée sur base des coûts rapportés, pour autant qu'ils soient suffisamment élevés par rapport aux avances déjà versées. 

Pour des dépenses intermédiaires imprévues, vous pouvez toujours demander un "paiement anticipé" manuel. Si l’Autorité de gestion accepte cette demande, le montant sera accordé. Veuillez noter que les avances suivantes seront réduites en conséquence. 

Exemple 2

Idem que pour l’exemple 1, mais un paiement manuel est demandé par le bénéficiaire entre la première et deuxième tranche. 

Autres points d’attention : 

Il est possible qu'en cours de projet, vous deviez modifier la durée de celui-ci ou son budget. Vu que
cela aura un impact sur les avances à verser, il est important de le signaler à l’Autorité de gestion en
temps voulu via une demande de modification.

Détermination du solde final

La détermination du solde final aura lieu après la conclusion du contrôle financier final. Pendant ce dernier, les coûts éligibles seront déterminés. Ensuite, en fonction de ceux-ci, le montant final de la subvention sera calculé. Sur base de la différence entre le montant final de la subvention et la subvention déjà reçue (ou les avances déjà versées), l’Autorité de gestion déterminera le solde restant encore à payer. Enfin, le bénéficiaire recevra un e-mail avec le détail du solde final. 

Les différentes options possibles sont les suivantes:

• Un solde positif: le montant de la subvention restant à percevoir est payé au bénéficiaire par l'Autorité de gestion.
• Un solde négatif: le bénéficiaire final peut choisir de rembourser ou de compenser le solde restant directement à l'Autorité de gestion (ou de faire compenser ce montant par un paiement ultérieur dans un autre projet en cours).
• Un solde nul: ni le bénéficiaire final, ni l'Autorité de gestion ne sont tenus d'effectuer un paiement.

Exemple 3

Idem que pour l’exemple 1, mais au début du projet, il y a encore un solde négatif d'un projet précédent de ce bénéficiaire :

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Que devez-vous faire ?

1. Publier sur votre site internet et/ou sur vos sites de médias sociaux une description succincte de votre projet, de sa finalité et de ses résultats, en mentionnant le soutien financier de l’Union.
2. Rendre visible une mention qui montre le soutien de l’Union sur tous les documents et/ou les supports de communication qui concernent votre projet et qui sont destinés au public ou aux participants (emails, web, plaquettes, etc.).

Deux mentions possibles : 

‘Financé par l’Union européenne’

‘Cofinancé par l’Union européenne’

3. Poser des plaques ou des panneaux d’affichage, permanents et bien visibles du public, présentant l’emblème de l’Union (conformément aux caractéristiques expliquées dans l’annexe IX du Règlement), et ce dès que le projet comprend des investissements matériels ou que les équipements achetés sont installés.
4. Poser au moins une affiche de format A3 au minimum (ou un affichage électronique équivalent) dans un lieu bien visible du public, qui présente des informations sur le projet et qui met en avant le soutien de l’Union.
5. Pour les projets dont le coût total dépasse 10.000.000,00€ : organiser une action de communication, en y associant la Commission et l’Autorité de gestion.

Pour vous aider dans ces obligations de publicité, la Commission a mis à votre disposition un outil en ligne permettant de générer automatiquement des posters (A3, A2, A1 et A0), des panneaux d’affichage ainsi que des plaques (lien : online generator).

En outre, nous vous recommandons vivement de consulter « Communiquer et accroître la visibilité de l’UE ». La Commission européenne y a rassemblé des informations et conseils importants sur la manière de communiquer. Vous pourrez ainsi accroître la visibilité de votre projet et celle de l’Union européenne. 

Parmi les moyens évoqués par la Commission, utiliser l’emblème européen est sans doute l’élément visuel le plus important pour faire état du financement de l’UE et ainsi garantir sa visibilité. L’affichage adéquat et bien visible de l’emblème européen, parallèlement à une simple déclaration de financement mentionnant le soutien de l’UE, constitue une obligation essentielle. La Commission a prévu une page depuis laquelle les logos de l’EU peuvent être téléchargés (lien :  logos_downloadcenter) et publié un guide destiné aux bénéficiaires d’un financement de l’UE (cf. « L’utilisation de l’emblème européen dans le contexte des programmes de l’Union européenne pour la période 2021-2027 »). Il fournit des informations et exemples sur le placement de l’emblème européen et sur la déclaration de financement.

Nous vous rappelons que communiquer sur les fonds que vous avez perçus de l’UE est désormais une obligation légale. L'Autorité responsable contrôlera les activités que vous avez menées en ce sens. En cas de non-respect de cette obligation, des mesures pourront être appliquées en annulant jusqu’à 3% du soutien octroyé par l’Union au projet concerné.

=> Tous les justificatifs relatifs à la publicité du financement de l'UE peuvent être téléchargés dans AMBIS : Projectdashboard/Publicity documents.

Pour toute question, n’hésitez pas à vous adresser à Natasha Cattelain (natasha.cattelain@ibz.be).

 Nous vous remercions pour votre collaboration.

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